「公文撰寫」注意事項.ppt

動動腦 ◎所使用的紅色、藍色、白色、黃色卷宗夾，有何差別? ◎「鈞部」 、 「貴所」 、 「本校」的區別? 「請查照」 、 「請照辦」 、 「請鑒核」的不同? ◎ 「公佈」「公布」 、 「計畫」「計劃」 、 「紀錄」「記錄」 、 「素聞」「夙聞」哪一個正確? 想想看 ◎要撰寫公文卻無學校公文正式格式，應該從哪裡下載簽、函稿檔案? ◎函稿(簽呈)已由校長批核且公文也送回單位，要發文(歸檔)尚需注意哪些事情? ※文書組e-mail: 發文 mimi@ms01.dahan.edu.tw 行政會議 amy@ms01.dahan.edu.tw 動動腦 寫公文 ◎擬:系上計畫十月十日要帶領學生到天祥晶華飯店參訪，應如何撰寫公文及寄送計畫書? ◎擬:系上(單位)要寄給教育部○○計畫書紙本一份及領據450萬元,並副本寄給中華技術學院紙本二份。 大綱 ㄧ、前言 二、撰寫公文的目的 三、製作一份好公文的條件 四、文書處理流程圖 五、公文處理時限 六、公文實作要點 七、分段要領與公文用語 八、公文格式其它要項 九、「副本」補充說明 十、單位收發應注意事項 十一、擬辦文書注意事項 十二、「會稿」注意事項 十三、其它 十四、結語 一、前言： 公文是推動公務、溝通意見的重要工具，公文能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。 公文撰寫為文書流程管理之一部分。文書管理流程實為一整體作業，亦為機關內每一成員的基本職責。流程管理的實施，應由各級人員自我管理做起。 二、撰寫公文的目的 解決問題，而非結案。 發揮溝通意見功能。 提高公文處理時效及品質。 三、製作一份好公文的條件 （一）將心比心的服務觀。 （二）思慮要周密。 （三）措辭嚴謹、簡明清晰。 （四）注意時效。 （五）格式要正確。 ※簽署原則:採由上而下、由左而右；裝訂線在左邊；簽、函（稿）已設定之格式及字型大小，儘量不要變動。 四、文書處理流程圖 文書處理流程，包含公文處理過程中的收文（創稿）、分文（交辦）、擬辦、陳核、批示、擬稿、會稿、核稿、判行、繕打、校對、用印、發文、歸檔等的全部作業。 五、公文處理時限 （一）「最速件」：一日。 （用紅色公文夾，傳遞卷宗速別：1小時。） （二）「速件」：三日。 （用藍色公文夾，傳遞卷宗速別：2小時。） （三）「普通件」：六日。 （用白色公文夾，傳遞卷宗速別：4小時。） ※註：「機密件」用黃色或特製之機密件袋 五、公文處理時限 （四）限期公文： 1.來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。 2.來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通件處理時限辦理。 3.變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。 ※註：一般公文處理時限得扣除假日； 「限期公文」則包含假日計算在內。 六、公文實作要點 （一）公文撰寫要領： 1.行文的立場： 書寫公文之前，必先瞭解受文對象，弄清彼此關係，確定自己立場，才能夠顧全自己的身分。 2.行文的原因： 書寫公文時，要先瞭解案情的起因過程，和事實的真相，然後才可決定如何寫作，不會導出不正確的方向。 六、公文實作要點 （一）公文撰寫要領： 3.行文的依據： 書寫公文一定要有根據，或依法令規章、或引述成例、或依據會議決議，或據來文、或依經簽奉核定的措施辦法來做為寫作的基礎。 4.行文的目的： 書寫公文應有具體肯定的辦法或指陳，在「主旨」欄或「辦法」欄中明白地表示出來，使受文者完全瞭解與領會。 六、公文實作要點 （一）公文撰寫要領： 5.行文的原則: 書寫時用詞不卑不亢，要維持機關的尊嚴與體制，採用肯定語氣、用語堅定、互相尊重之語詞。避免使用艱深費解、威嚇性、情緒性、感情性、無意義或模棱兩可之詞句。 六、公文實作要點 （一）公文撰寫要領： 6.行文撰擬注意事項: (1)尋求根據→根據事實，引案援例，中肯表達 (2)條理分明→分段敘述，提綱挈領 (3)敘述完整→角度、立場及所提意見、辦法應周詳、可行 (4)體例一致→格式、年份、數字、單位、符號、字體、行距 六、公文實作要點 （一）公文撰寫要領： 6.行文撰擬注意事項: (5)簡明扼要→文義精簡明確，忌冗長贅述、重複 (6)通順連貫→文辭通順，語意連貫 (7)簽稿相符→敘述前後呼應，忌相互矛盾之現象發生 (8)語法正確→以學校名義簽辦函稿時，應稱本校某系、某處，不可自稱本系、本處 六、公文實作要點 （二）公文類別： 1.令：公布法律、發布命令及人事任命時用之。 2.呈：對 總統有所呈請或報告時用之。 3.咨：總統與立法院間公文往復時使用。 4.函：各機關間公文往復，或民眾與機關間行文時。 5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 6.其他