如何降低非電子公文發文率.pptVIP

(二)問題點：附件為實體、需核章、支票、原始憑 證、有價證券 P現況分析：目前附件實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券等為附件之公文均以紙本發文。 C效果確認：公文與附件分開處 理，受文機關表示不便且本廠早已全面實施(EDI)作業，故實施改善效果不大。 D對策實施： 1.公文與附件分開處理，事先以電話聯繫，公文採電子發送，附件以郵寄或託貨運處理，特急件則派員專送。 2.建議承辦人不需以正本蓋章之附件以掃瞄電子檔或傳真方式先行傳送。 3.支票以電匯入戶(EDI)，有價證券親送金融機構辦理。 A處置：列入持續改善項目。 (三)問題點：密件以上之公文 P現況分析：部份內容非密件，文書製作誤繕為密件公文。 C效果確認：因密件件數所佔比率不高且承辦人誤繕次數少，改善效果不大。 D對策實施： 1.退回承辦人重行辦理。 2.與承辦人溝通非屬機密內容，製作公文時儘量以非密件發文，以利電子發文。 A處置：發文時加強檢查，持續辦理。 (四)問題點：附件太多無法掃瞄 P現況分析：掃瞄器功能受限或操作不當或不熟練。 C 效果確認：呈現負面現象，顯示改善失敗。 D對策實施： 1.請承辦人儘量將附件製作成電子檔夾帶。 2.請電腦較為專業同仁教導操作。 A處置：請本廠資訊人員加強對掃瞄器操作訓練，並製成書面分發各承辦人使用。 (五)問題點：電腦網路故障 P現況分析：因人為或天災因素導致網路不穩。 C效果確認：8月份經加裝網路HUB及備機後，因電腦網路故障原因無法電子發文件數已明顯減少，迄今作業順暢。 D對策實施： 1.請本廠資訊人員進行定期電腦維 修，平時製作電腦硬軟體備份。 2.更換網路HUB以減低故障率。 3.與公文管理系統及倚達科技收發文管理維修廠商保持聯繫並洽請總公司資訊處協助辦理，時常與友廠交流心得。 A處置：定期維護電腦及加裝備機，定期實施教育訓練並建立緊急處置作業流程。 (六)問題點：承辦人電腦操作不熟練 P現況分析：因職務經常異動，新承辦人操作技巧生疏 C效果確認：效果良好。 D對策實施： 1.文書股派員指導。 2.辦理各類電腦教育訓練。 3.同仁間互相學習教導。 A處置：文書股或同仁對新承辦人適時教導，製作書面流程供用。 * 行政室Q.C. C.活動成果發表 一、圈之介紹 圈名的意義：本圈於92年元月成立，成員隸屬事務、文書、出納等三個單位。圈名【甜甜】象徵誠信和氣，處事圓融，期望苟日新、又日新、日日新，進步再進步。 組圈之動機：藉品管圈腦力激盪活動，將業務流程簡單化、合理化、標準化，以提高行政效率並實踐本公司【品質第一、服務為先、效率至上】之目標。 圈員的組成： 圈 名 甜甜圈 所屬單位 行政室 輔 導 員 林燕兒(指導與建議) 圈 長 宋美麗 圈 員 劉玉品 宋美麗 吳明哲 林鳳洋 胡寧傑 謝章達 活動期間 97年1月~97年9月 發表人 宋美麗 項次 項目 評 價 項 目 廠方方針 重要性 圈員了解程度 圈員解決能力 活動期間達成 總 分 1 如何減少傳真機碳粉用量？ 1 1 1 1 3 7 2 如何降低非電子公文發文率， 提升電子公文處理時效！ 5 5 3 5 3 21 3 如何提高檔案目錄建檔速度？ 3 3 1 3 3 13 貳、活動主題 一、主題選定： 評價計分方式：最重要5分，重要3分，次要1分。 二、活動主題： 如何降低非電子公文發文率， 提升電子公文處理時效！ 三、選定理由： (一)由全體圈員評選結果最高分者。 (二)配合行政院執行機關推動公文電子交換作業。 (三)加強公文處理時效。 本廠自92年05月19日配合行政院實施公文電子交換作業迄今，以往需數天之公文傳遞，目前已可縮短至30分鐘內傳遞完成，大幅提昇本廠文書行政效率。 參、活動計劃擬訂 計劃線 實施線 活動計畫進度表 肆、總發文作業流程 簽收 繕打 校對 送發 取號 送出 設定發文方式 第一類電子交換(電子發文) 人工交換、郵寄 (非電子發文) 伍、現況把握 一、改善前數據收集： (一)收集期間：97年3月1日~4月30日 (二)收集方式：每上班日收集，每月統計，檢查每月發文總數。 (三)收集人：劉玉品 (四)總檢查數：343件 　　 (五)收集結果：電子發文率為18.4% 電子發文件數3月份36件(168件-132件)+4