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办公自动化利弊分析及问题解决路径分析 人文学院 秘书学专业 2010级秘书学班 卢璐 学号201001120103 摘 要：办公自动化是有效利用计算机网络功能与现代办公相结合推陈出新的办公方式,给传统的办公工作带来了极大的冲击，使秘书工作从传统秘书工作向现代秘书工作转变,是秘书工作规范化、标准化和科学化的基本要求。本文办公自动化技术在现代秘书工作中的应用领域及办公自动化技术的发展对秘书工作产生的积极影响与消极影响进行浅析，力求对办公自动化在秘书工作中的利与弊有一个清醒的了解和认识。 一、办公自动化概述 办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，都属于办公自动化的领域。草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务；文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务；网络会议、通过互联网发送通知等事务。在利用办公自动化的过程中加工处理日常事务，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动，从而使办公的效率和准确性得到提高。 （二）资源管理 1.公共资源管理对车辆、会议室、办公耗材、水电等资源进行管理公共信息管理对会议、通知通告、制度、经验知识、文档资料等进行分级管理人事、档案管理根据相关规范，实现档案建档、存档、销存、查询等功能 （一）有利于提高秘书人员的工作效率和办公质量 “现代化的技术、设备、理念进入办公领域，使参与办公活动的人员能够使用新的手段和方法改变传统的信息生成、传输、处理的手段和方法。例如，公文的往来形式，网上办公事项的审批，文件电子档案的保管和检索，信息的收集、统计、打印、复印等。由此，可以达到提高工作效率和工作质量、节省人力和物资资源的目的。” [1]（P5）信息载体和网络技术在秘书办公中的应用，不但有利于提高公文的传阅速度，提高工作效率，节约工作成本，而且不会因为文件的遗忘和丢失导致秘书工作的中断。秘书可以对公文进行更规范、更准确的管理和查阅，提高工作质量。办公自动化使得秘书在控制工作时间上有很大的灵活性，减少工作时间。能够实现工作上的互相交流及信息存储，归档和通过计算机网络发送，减少工作空间和办公用品的耗费，办事更加方便。 （二）有利于秘书人员收集信息，辅助领导决策 秘书人员需要广泛地收集相关资料并且对其进行筛选。传统的信息收集工作费时费力，且所获取到的信息受时间地点限制极大，从而导致信息的缺失不足。办公自动化系统使信息的收集变得更快捷、信息更全面。互联网技术的发展为秘书提供了一个更便捷有效的渠道，同时办公自动化传递信息较方便，为秘书工作的及时性提供了保证。 （三）促进了秘书工作模式的演变 传统秘书工作只是消极等待领导的命令，重复一些简单、机械的体力劳动，所需的脑力劳动也只是简单的思考。办公自动化进入秘书工作中，工作的重心就逐渐转变到脑力使用上，秘书脱离了繁重的体力劳动，积极地顺应时局，具备创新思维，秘书开始从领导的事务性助手转变为政务性参谋。作为组织和领导的参谋智囊，秘书思维创新是提高职业水平的必然选择，也是优化领导决策和科学管理的关键，秘书的工作态度要从被动向主动转变，以积极、主动、热情的心态面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性，实现从体力劳动向脑力劳动的飞跃。 （四）有利于提高秘书人员的业务素质 办公自动化是一个包括文字处理系统、数据处理系统、管理信息系统、办公事务处理系统和决策支持系统在内的综合一体化系统。秘书的工作同样也不再是抄抄写写、传递信息。时代需求秘书人员不断提高综合素质和业务素质，随着办公自动化信息技术的发展，秘书的服务方式也变得多种多样，拓展了秘书工作的范围，这就需要秘书人员时刻跟上时代的步伐，提高自身素质，以满足工作的需要。 四、办公自动化在秘书工作中的消极作用 （一）网络的不安全因素给信息的安全性和保密性带来隐患 “网络是一把双刃剑,它给人类带来丰富的共享资源和方便的沟通交流的同时，也给人们的隐私和信息安全带来了前所未有的挑战。”[3]在现代开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。如果办公自动化系统在硬件或软件上缺乏保密技术防范或技术防范级别不够高，防范不够严密，就极易造成办公自动化系统被黑客攻击、侵害，导致电子文件中的信息被恶意增删或修改，就可能会造成难以估量的后果。 （二）过分依赖办公自动化使秘书人员养成不踏实的工作作风 办公自动化中信息的即时性和共享性，一方面给秘书工作带来便捷，同时也影响了秘书人员的自主意识和原创思维。由于对网络产生一种依懒,养成惰性，无需自己动脑筋只需