01「事務管理手冊---文書處理」-政大總務處.docVIP

修正「事務管理手冊」文書處理部分 94年01月01日起適用 壹、總述 一、本手冊所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 二、文書製作應採由左至右之橫行格式。 三、特種文書，如檢察機關之起訴書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。 四、本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟： 　(一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 　(二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 　(三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 　(四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 　(五)歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 關於文書之簡化、保密、流程管理、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。 五、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管理規範」辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。 機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，依「機關公文傳真作業辦法」及「機關公文電子交換作業辦法」辦理。 九、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）、影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，並應附加電子簽章。抄本(件)及譯本，無須加蓋機關印信或章戳。抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」及「譯本」。 十、為加速文書處理，各機關依「行政機關分層負責實施要項」之規定及上級機關之指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表(格式如附件一)，經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。 十一、各機關實施分層負責，視其組織大小及業務繁簡，以劃分層為原則，不得少於層或超過層。分層負責明細表之規定，應根據實際情況檢討修正。 各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第層或第層決定，仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第層或第層逕行決定，並得以該單位名義行文。 依分層負責之規定處理文書，如遇特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。 第二層、第三層直接處理之案件，必要時得敘明「來受文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。 十五、公文程式之類別說明如下： (一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種： 1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定裁量基準 十六、公文製作一般原則如下： (一)文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求： 1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰：文義清楚、肯定。 3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。 5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。 6.一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7.完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。 (二)擬稿注意事項如下： 　1.擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。 　2.引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。 　3.各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。 　4.文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 　5.擬稿以一