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第9章 会议沟通 9.1 会议沟通概述 9.1.1 会议目标 （1）分享信息（传递信息）。 （2）作出决策。 （3）化解矛盾。 （4）创新思维。 （5）激励成员（士气）。 9.1.2 会议类型 会议按不同的类型划分，类别不同，主要有： （1）按会议的规模划分 1）大型会议：股东大会；展销会；新闻发布会；全体员工会议等。 2）中型会议：行政例会；代表大会等。 3）小型会议：座谈会；洽谈会；部门会议；虚拟会议等。 （2）按会议的内容和性质分 1）股东大会和董事会——股份制企业会议的一种类型。 参加人员：全体股东或股东代表；董事会成员 内容：公司的重大事项，如公司章程的修订；公司利润的分配；新项目投资等。 2）常规性的员工会议——这种会议为常见会议类型。 参加人员：全体员工；与会议内容有关的人员 内容：通报新的政策；传达上级的指示精神；表彰先进；总结单位上一年的工作情况，布置下一年的工作等。 3）部门会议——由部门负责人召集本部门成员召开的会议，一般规模不大。 内容：通报部门情况；解决问题；融洽关系。有时突发事件出现，也需要召开部门会议立即解决。 4）座谈会（包括客户咨询会议） ——企业对内对外的一种沟通方式，目的性强，会议的时间短。 参加人员：比较复杂，可以来自单位各部门，也可来自社会各方面。 内容：了解对一些 问题的看法， 搜集一些意见等。 5）展销会和业务洽谈会 展销会是一种开放式的会议形式，主要以营销为目的。 洽谈会主要是以谈判的形式出现，要求较高。 6）新闻发布会——这是一种对外的开放性会议形式。一般在企业出现危机事件，或有新产品问世等重大事项时采用这种会议类型。 新闻发布会运用领域较广。 7）一对一会议（虚拟会议） 这是一种特殊的会议类型，在企业中一般以聊天、交谈、聚餐（会）等形式出现。这种会议类写那个对于了解情况、收集信息非常有意义。 9.1.3 会议的组织原则 （1）目的要明确。 （2）决策要果断。 （3）反应要灵活。 （4）职责要分明。 （5）互相要配合。 （6）会议要节俭。 9.2 会议的准备工作 9.2.1 成立会议的筹委会或秘书处。 这一般是指大型会议。筹委会或秘书处成员要分工明确，互相协作，在会议材料的准备、分发，会场的确定、布置，参会人员的迎送、餐饮等方面都要做好工作，确保会议顺利进行。 9.2.2 拟定相关文件 （1）会议通知、请柬、邀请函等。 （2）会议议程 （3）会议日程安排 （4）会议的经费预算 （5）会议的策划方案（一般很少用） 9.2.3 选择确定参加会议的人员。 根据会议的内容、重要性，确定参会人员。 参会人员：人数、级别（身份）；会议的代表会议的嘉宾特邀代表等。 会议参加人员选定的原则： （1）首要原则是少而精 （2）信息型会议——所有需要了解信息的人参加 （3）决策型会议——对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威人士，以及能对执行决策做出承诺的人参加 （4）你需要对那些未在会议邀请之列的关键人士做出说明 9.2.4 做好会场的布置 会场安排因会议性质、规模、、内容不同而不同 （1）会场选择和布置应注意的问题： 1）根据人数多少选择会场大小 2）会场交通要方便 3）会场环境要安静，无噪音干扰 4）会场卫生要干净，通风条件、隔音效果都要好 5）会议所需的设备要齐全：音响、投影仪、白板（笔）、电源、席卡…… 6）安全措施要到位 （2）座次安排——重要。 1）礼堂式。——一般用于大型会议；全体股东大会；全体员工会议或新闻发布会。 2）U型（椭圆型、长桌型）——一般用于部门会议或贸易洽谈会等小型会议。 3）圆桌型——一般用于多方会议，而且在地位上不宜区别开来的人员宜用这种会议座次。 4）V型——一般用于宴会或培训会，一方面可以听讲，一方面可以讨论。 5）课桌型——与礼堂型相似，只是会议的规模或等级小于礼堂式，更多的用于内部会议沟通。 6）半圆形或马蹄型——一般是领导会见时运用。 9.3 会议日程安排 一、会议日程安排的作用 1.保证会议按一定日程有序进行 2.方便与会人员，使与会人员清楚知道会议经过和内容 3.提供了组织者和参会人员之间、参会人员之间的沟通的平台 4.树立了会议组织者的良好形象 9.3 会议日程的安排 9.3.1 会议日程安排包括的具体内容 （1）会议举行的时间、地点。 （2）会议要讨论和解决的问题——即议题及其类型： （3）每项议题的负责人和介绍人。 （4）每项议题所需要的时间。 （5）会议的名称 （6）其他：休息安排；社交等 9.3.2 会议日程安排的具体写作： 资料：“格力”空调合肥地区销售部决定于2008年1月15日在合肥桐江饭店召开各销售点（包括三县）负责人会议。会议主要是表彰2007年销售先进单位，并布置2008年销售