会议管理概要—高效会议.pptVIP

游戏：吸引力 1、老师问：“吸引力”同学回答：“吸什么？”老师答：“吸第三排的第一个女同学！” 2、根据老师师的指令，全场所有学员都伸出右手，搭在相邻同伴的肩上，形成一条或若干条线路，这个线路可以延伸到老师所指的物体或人身上。 3、可选择教室内所有的东西，比如空气、天花板等等。如果有人没有和别人连在一起，则进行相应的惩罚。 ? 猴子管理——如何管理“猴子” 1)? 每一个人都应该管好自己的“猴子” 2)? 不要让自己的“猴子”去麻烦别人照看 3)? 组织中每一个人都应该明白自己应该照看哪些“猴子” 4)? 不要试图将自己的猴子“托付”给别人照顾 5)? 不要出现没人照看的“猴子” 6)? 作为上司应该让下属明白应该照看哪些“猴子”，如何照看好那些“猴子” * * * * * * * * * * 3）可以有意识地轮换做主持人和普通与会者 角色的转换有利于认真体会、执行围绕主题发言 4）开会迟到的问题 开会前挨个儿叫是个恶习 不论到会几个人，准时开始 对迟到的人，可酌情进行“罚站”、“罚请客”等，使其成为大家注意焦点 5）主持人会前最好发送提纲或主要讨论内容 有时候发言跑题和主题不明确有关 参考意见 6）散会可以考虑强制作总结：结论是什么？后续问题责任人是谁？今天的会议效率如何？ 7）不限制会议人数：最理想是包括且仅包括与主题关系密切人物，一般关系的会后发记录抄送就可以 8）说到沟通效率，面对面的最有效，电子只是一种不得已的替代，不是什么改进 参考意见 1、怎样才能提高会议的管理水平？ 2、会议管理中那个环节最重要，为什么？ 小组讨论： 1、时间：20分钟 2、建立“XX小组第2次作业”word文件，将讨论得出的答案整理好。 3、注意页面排版。 4、将作业文档上传大学城空间“会议管理”课程栏目 企业的会议管理包含两个个层次的内容：一是企业会议体系的梳理，二是单个会议效率的提升。 会议体系的梳理需要明确所有经理层以上人员参加的会议，这些会议之间的逻辑关系，以及每个会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和上会需要准备的资料等。 单个会议效率的提升需要每个与会者共同的努力，企业要营造一种高效的会议文化，并通过确定会议规则来约束个人行为。 会议效率 会议效率不高的原因及具体表现 项 次 原 因 具 体 表 现 （1） 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 （2） 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 （3） 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 （4） 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 （5） 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 （6） 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 （7） 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 预防性管理 会议 效率不高的原因 预防性管理措施 时 间 会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。 地 点 地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。 开会对象的选择 事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。 主持人的技能 选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。 参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力。 会议的准备工作 一定要提前做好具体的准备工作。 开会的原因、目的和结果 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。 高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 会议规范种类 时间安排方面的规范 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则 开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 规章制度 3 议程1 分享话题和目标 交换信息 产生主意/做决定/确认行动 总结 2 结束会议 总结 安排下次会议 跟踪 备忘录 跟踪计划 1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任 6