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案例导入分析 博鳌亚洲论坛2010年会会议服务信息 （1）博鳌论坛的成功要素有哪些？ （2）在会务服务中我们应如何推进服务的精细化？ 案例导入 XXX公司会议策划方案 案例导入 XXX公司会议策划方案 案例导入 XXX公司会议策划方案 案例导入 XXX公司会议策划方案 案例导入 XXX公司会议策划方案 会议现场布置 1．开（闭）幕式会场布置 背景台上最主要的物件是会议的标志，这个标志过去通常采用横幅的形式，而现在比较流行的是背景板。背景板主要由三部分内容组成：会议的LOGO和相关组织的LOGO或者会徽；会议的中英文名称、缩写和会议的举办时间和地点；会议的主办方。横幅设计和制作就相对简单，我国的会议通常采用红色的横幅，横幅上的字多采用白色。字的内容也相对简单，就是会议的中英文名称，一般情况下采用中文在上，英文在下的方式。 二、会议期间服务流程 会议现场布置 2．主席台布置 主席台的布置根据不同会议的需要会有所不同，但最常用的形式是在主席台的中央摆放长条桌，桌子的长度根据就座主席台的人数而定。长条桌上通常要摆放鲜花、茶杯或矿泉水、桌签、纸和笔、话筒等。会议主持人一般坐在长条桌的一侧，面前摆放话筒。另外长条桌上对应每把椅子还应该摆放桌签，就座主席台用中英文，采取中文在上，英文在下的方式。主席台右侧摆放讲台一个，有时候两侧均有讲台，供主持人或翻译以及演讲者同时使用。 二、会议期间服务流程 会议现场布置 3．会议代表席布置 会议开幕式由于参加的人数较多，通常采用剧院式或教室式的会议室，代表区域主要分为贵宾席和记者席。贵宾席通常摆放在会场前几排，有时会在贵宾席处加上长条桌，以摆放贵宾的铭牌、饮料、鲜花等，并在入口处用醒目的标示注明贵宾席的位置。 二、会议期间服务流程 会议现场布置 4．会场布置 现代会议一个重要的趋势就是强调沟通，因此大型会议在开幕式全体会议结束以后都会举行分组会议，以避免信息的单向流动。由于各种分组会议的规格和要求相去甚远，会场布置就必须具备相当大的灵活性，使其能满足不同会议对空间、技术支持和现场服务的要求。以下是几种主要的会场布置的优缺点以及适应的会议类型： 二、会议期间服务流程 会议现场布置 剧场型 二、会议期间服务流程 会议现场布置 教室型 二、会议期间服务流程 会议现场布置 公司会议型 二、会议期间服务流程 会议现场布置 宴会型 二、会议期间服务流程 会议服务策略 1．会前贵宾室服务 细节服务： （1）根据任务要求，将家具、茶具、烟具、鲜花准备好。 （2）室内四周摆放花草、屏风等装饰物。 （3）设专人领位岗，主动礼貌迎宾、领位。 （4）客人就座后，送上茶、毛巾或饮料。 （5）在客人谈话间歇时，添斟茶水饮料。 （6）等候服务时勤观察，不走动，不交谈。 （7）贵宾进入会场、宴会厅，按领位服务流程引领。 二、会议期间服务流程 会议服务策略 2．商务会谈 细节服务： （1）会议气氛庄严隆重，会场布置长会议桌或环形会议桌，桌上铺设会议桌台布，座椅用扶 手椅，椅座与参加会议的人数相等，会场绿化高雅。 （2）高规格的会议，要在会议桌中央安放会谈两国的国旗，东道主国国旗在左。 （3）会谈桌上必须准备文具、用品，为了保持会场安静，茶底盘上放一块折成四方形的小毛 巾或茶垫底。 （4）凡属保密会谈，应按接待部门规定，严格遵守进入会场的时间。 （5）参加会谈的服务员，必须严守国家机密。 二、会议期间服务流程 会议服务策略 3．重要会议 细节服务： （1）按会议类型与规格，选择合适的会议厅。 （2）按会议形式与人数，摆放会议桌和座椅。 （3）按客户要求，布置会场，挂条幅，设签到台、主席台、讲台、话筒等会议设施设备等，并适当布置花草。 （4）准备会议所需的文具、用品、席位卡等。 （5）准备会议期间的茶水、咖啡、点心等。 （6）服务员站在门口迎接客人。 （7）客人入座后，要及时送上茶水、毛巾等，做到热情服务，并保持安静。 （8）会议开始后，服务员应退至一旁，并随时观察客人对茶水、饮料、酒等的需求量，一般半小时添加一次，遇到举杯时，应及时送上酒杯。 （9）会议结束，在门口送客并道别感谢。 二、会议期间服务流程 会议服务策略 4．贸易洽谈会 细节服务： （1）贸易洽谈会一般要选用一个餐厅陈列展品，陈列工作由承办单位负责，但餐厅要保证陈列品的安全。 （2）还要根据要求，准备若干小型会议室，供洽谈业务使用。会议室要保持整洁卫生。当中外双方业务人员洽谈时，要及时供应茶水、咖啡或饮料，派送小毛巾，热情服务，保持安静。 （3）一般参加洽谈的客人对早、午餐要求从简，对晚餐要求丰盛些，因此在一日三餐的供应