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秘书工作培训 2014-2-22 一、什么是秘书? 是领导的左膀右臂，是助手 是领导与公司上下保持沟通的桥梁 是领导的参谋 是领导的保姆 二、秘书应具备的能力（素质） 1、秘书应具备的能力： 外交官的圆滑（热心） 骡子般的耐力（恒心） 光线般的速度（细心） 修女般的忠诚（诚心） 犀牛般的厚韧（虚心） 爱因斯坦般的头脑（信心） 母亲般的温柔与耐久力（耐心） 四、秘书应具备的态度 主动性 适应性 团队精神 尊重他人 创新精神 坚持原则 服务与贡献 认同与分享 双赢与相互依存 温柔的心和自省 接电话的技巧（不要什么事情都去打扰领导） 收发邮件、传真，并进行分类整理。 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 会议管理（会前筹备/会中服务/会后落实） 文书拟写与处理（文书拟写/收发文处理/文档管理） 接待来访客人、准备会见资料 汇总各部门的营业报表，以报总经理审阅。（总经理秘书） 完成上司交办的其他工作 接电话的技巧 接听电话的技巧 邮件 根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下： 需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出； 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。 由秘书来待为处理的： A、转给其他相关负责人; B、由秘书本人回复 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。 需要总经理审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达； 重要邮件及时进行存档 传真 将传真分类： 1、需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理 2、由秘书来待为处理的： A、转给其他相关负责人 B、由秘书本人回复 遵守公文写作规范 保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围 务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。 必要的传真分类存档 文件管理 阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。 对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于总经理 按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定），必要的事情进行追踪，反馈结果。 必要文件进行存档。 注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出 名片 分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等； 存放： 名片盒 录入到通讯录中（更易查找） 应准备一名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。 日程安排 （一）总体原则： ?了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况， -优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； -了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点； ?对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突； ?明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理； ?定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展； ?注意日程安排的时间松紧，适当安排； 日程安排 （二）经验与技巧 ?周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务； ?在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务； ?根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息； ?对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致； ?不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理； ?控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程； ?掌握近期要回避的人物； 出差注意事项 出差前 出差中 出差后 出差携带物品 会议安排 会议安排 文书写作 针对性强——文档处理要直接、明确地去解决某个具体问题，提出意见和办法。在拟制中，要针对一件事写一件事，不能把规定以外的东西写进去。比如写一个准备开展一项活动的通知，就要围绕为什么要开展这一活动和怎样开展等来写；从收文范围来看，需明确收文对象，对需要了解而不需要直接处理事情的人可采用抄送形式；对于保密文件，一定要有明显的保密标识符。 具体真实——具体是指收文人看了文档后知道该怎样