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第二章秘书的一般能力 第一节 能力概述 一、什么是能力 内涵 能力是顺利实现某种活动的心理条件。 能力是一种直接影响活动效率，使活动顺利完成的个性心理特征。 理解 能力表现在活动中，并在活动中得到发展。 能力是一种特殊的心理特征。 能力的产生和发展与社会生活分不开。 实 例 辨 析 二、能力与知识、技能的关系 知识与技能 知识是人脑对客观事物的主观表征。 技能是指人们通过练习而获得的动作方式和动作系统，活动方式有时表现为操作活动，有时表现为心智活动。 与能力的关系 知识和技能是能力的基础 知识、技能不等于能力，但有密切的关系。 能力发展的水平差异 ——智商分数的频率分布 各阶段学习成绩与智商的关系 能力表现早晚的差异 最早出现音乐能力的年龄阶段 四、影响能力形成和发展的因素 案 例 分 析 在《伤仲永》中，王安石描述方仲永5岁时的“指物作诗立就”：仲永十二三岁时还能作诗，但已不如传闻那样好；到了20岁就变成平成庸无奇的人了。另一方面指出方仲永才能泯灭的原因是他父亲每天带他去访县里的人，而不让他好好学习。 请对王安石的才能观进行分析。 五、能力结构 —— 斯皮尔曼的二因素说 （3）观察的敏锐性 迅速抓住那些反映事物本质而又不易察觉的现象。秘书观察敏锐才能及时而准确地捕捉那些新颖的不易察觉的信息，才能发现事物的新苗头、新趋势，发现别人没有发现的新东西和不寻常的意义，使秘书工作做在前面，这样才能真正为领导当好参谋与助手。同时能够帮助秘书正确恰当地处理各种复杂的人际关系。 下面请大家看一张图，图上写着几个数字，请大家看完后回答出是什么数字？它们的总和是多少？ 问：图上写着什么数字？ 它们的总和是多少？ 答案：数字分别是9，7，5，3 总和：24 呈现的图形都有哪些形状？ 每种图形的颜色分别是什么？ 图形的顺序是怎样的？ （3）注意的分配性：是指在同一时间内注意分配到两种或几种不同的对象上。一个秘书在工作中，有时是边看文件边听电话，在做会议记录时要既能听清每个人的发言，又能迅速准确地作出记录，这些活动都需要有分配自己注意的能力。注意的分配不是注意的分散。 （4）注意的转换性：是指有目的地、及时地把注意从一个对象转移到另一个对象上。当我们处理完毕一件事情之后，必须将注意转移到一个新的事情上去，以便能够适应接受或处理新的事物。注意的转换性反映了一个人处理问题的机动性，表现出一个的应变能力的高低。 （二）秘书记忆力培养的方法 1、简化法 816449362516941 这是9-1的平方数 2、分组法 猫和老鼠：有一个rat(老鼠)非常地fat(肥胖)跳进了vat(缸) 偷吃了salt(盐)变成了bat(蝙蝠) 气坏了cat(猫) 咬破了hat(帽子) 3、联想法 富士山的高度为12365英尺，等于一年的月份和天数 三、秘书注意力对秘书活动的影响 1）良好的注意能力有利于秘书人员提高工作效率 2）良好的注意能力有利于秘书人员充分利用时间 四、秘书注意力的培养 （1）兴趣； （2）意志力即提高自制能力； （3）发现事物或工作中的规律和特征。 材 料 英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。 曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。” 秘书良好的注意力有助于秘书集中精力去解决工作中的主要问题，以提高工作效率，帮助秘书充分地利用时间。作为秘书，必须善于控制自己的注意力，有选择地、有目的地去完成那些适时而又紧迫的事情。 一、什么是记忆 记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事物的反应。 记忆主要包括识记、保持、再认和再现四个基本阶段。 遗忘是记忆的内容不能保持或提取时发生困难。 第四节 秘书的记忆力 二、秘书记忆力的基本要求 （一）记忆的敏捷性 指记忆的速度特征。秘书工作中有许多时效性很强的工作，如听取口头汇报时的数字、材料，由于时间条件所限，不容许花太长的时间去记忆，须迅速把它们记住，这就需要记忆有敏捷性 （