《电子邮件使用技巧》.pdfVIP

电子邮件使用指南 张健 Email:zhang80jian80@ 目录 • 电子邮件概述 • 电子邮件使用技巧 • 管理好电子邮箱 • 设置电子邮件客户端 • 案例讨论 电子邮件概述  电子邮件(Email)是一种最重要的职场沟通方式 企业用户电子邮件的用途主要体现为： 日常工作交流 传递公司的产品与服务信息 获取外界信息 展示企业形象等 电子邮件概述 现代企业工作强度大，工作量大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计 不少企业工作完全依赖电子邮件  80%的职场人，每天上班要做的第一件事，就 是打开电子邮箱收发邮件  70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮 箱，确认没有尚未处理的紧急邮件  30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也 要强迫症式地登录电子邮箱，查有没有漏掉 紧要的任务 电子邮件概述 电子邮件基本目的：明晰责任  如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳 也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。  电邮存在邮件服务器上，白纸黑字，谁也赖不 掉  QQ虽然直接，但是存在多终端登录（手机、PC、 平板等）的情况，对话记录不易保存和整理 电子邮件的作用  使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和 结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进 直至工作完成  能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行 动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案 的功能  充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮 人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作 风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和 以及争端 电子邮件使用技巧 需要发送邮件的情况 正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内 容 难以简单用口头表达说明清楚的 事项 电子邮件使用技巧 邮件格式 邮件一定要注明标题  通常人们会根据主题判断邮件的重要性  标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意  一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后 整理 电子邮件使用技巧 邮件格式 邮件一定要注明标题 以下主题是否恰当？ • 无主题 • X总，关于您2月7日提出的XX影城洗手间水池台面存在积水问题的回复 • 王经理收 • 关于XX影城电梯维修、销售提成政策、 《雷神5》超前点映以及相关纪念 品抽签派送等问题的回复 • RE…… 邮件标题应符合以下要求： • 一定不要空白标题，这是非常不专业的表现 • 标题要简短，不宜冗长 • 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 • 一封信尽可能针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便日后整理 • 可适当用使用大写字母或特殊字符 (如“*!”等)来突出标题，引起收件 人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼 • 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 • 标题千万不要出现错别字 电子邮件使用技巧 邮件格式 如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示 礼貌，并引起主要收件人的关注 结尾签名  对方可以清楚的知道