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广州利华物业管理有限公司 行文管理制度 （试行稿） 编制 日期 年 月 日 审核 xxx 日期 2007年6月11日 批准 xxx 日期 2007年6月11日 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目 录 目的……………………………………………………1. 适用范围………………………………………………2 具体要求………………………………………………3 发文程序………………………………………………4 注意事项………………………………………………5  目的： 为规范公司行文管理，结合公司实际，制定本规定。 适用范围： 公司行文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具。主要包括决定、通知、报告、请示、批复、意见、会议纪要及总公司需要的各种文件材料。 具体要求： 总公司行文实行统一管理。行文要做到规范、准确、及时、安全，围绕具体的事情和问题行文，各职能部门和项目公司要克服空泛其谈、官僚主义和不负责任的文风。 各职能部门和项目公司的有关员工，对行文中涉及公司应保密的事项，必须严格执行保密纪律，有关保密的具体规定详见公司的保密管理制度。 行文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。保密文件应按相关规定起草打印审阅归档，有关保密的具体规定详见公司的保密管理制度。 公司发文的程序： 经办人拟定草稿报部门主管审核 发往公司内部的文件经部门主管审核后发出，发往公司以外的文件报总经办及相关部门主管审批，经总经理审批后签发，具体规定详见公司有关制度。 起草行文过程中应注意以下事项： 内容符合国家的相关法律法规政策。 立意要明确，中心突出，观点正确。反映情况要客观公正，实事求是，材料可靠，针对性强。 行文用语要准确、简明、精炼、得体，条理清楚，层次分明，结构严谨，语法规范。 人名、地名、物名、引文及时间、数字要具体准确。专用名词第一次出现时要写全称。 审批时要把好关：事实关、文字关。 文件校对应以草稿为准，正确使用校对符号，尽可能纠正文件打印中各方面的技术性问题。 公司发文，由总经办统一编排文件字号、期号，具体规定详见文档管理制度。 用红字头纸发文，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用普通黑字打印。公司所有正式发文一律在文件末页日期处盖章。 公司所有发文归档，办公室不再收存手写底稿，改为收存用B5纸或A4纸打印的文件正本。有领导指示的，还应附上批复件。在文件下方要有主题词，要注明报、发、送单位或领导、打印人、校对人、打印日期、文件份数。 公司所有文件的发放、领取、一定要有登记、签收手续。 总经办负责上级行政管理部门、总公司及各职能部门、项目公司文件的收取、传送、呈办、催办、立卷、归档。 上级行政管理部门、总公司及有关单位来文，由总公司办公室统一负责。具体程序如下： 文员收文后应先做好归类、登记，然后送交总经理助理 总经理助理根据文件内容签分，文员再分别送有关部门主管阅示。 总经理批示给有关部门主管的文件，文员要及时送达有关部门主管阅毕签字后，由总经办收回归档。 需由有关部门、项目公司阅办的文件，根据有关负责人的批示，将文件送有关承办部门或项目公司 承办部门或项目公司办完后，文员将文件收回存档。 各部门、项目公司负责人对送来的公文要及时阅批，急件当天批复，一般文件三天以内批复。各部门、项目公司阅批公文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期。需要签署具体意见的要把意见明确具体。 2