某房地产公司材料设备类采购管理流程.docVIP

材料设备类采购管理流程 编写 审核 批准 文件会签 部门 负责人签字 部门 负责人签字 部门 负责人签字 发布日期： 执行日期： 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 流程图 流程概况 流程目的 遵循公平、公正、公开的原则，对招标过程实施控制，选择符合公司业务要求的合格供方。 适用范围 适用于材料、设备供货商的招标采购。 定义 招标小组：由主管分管领导任组长，相关专业部门负责人或技术人员共同组成的负责采购管理的常设议事机构。 流程主导及 参与部门 主导部门：材料中心 参与部门：总工办、投控中心、开发中心、财务中心、企管中心、项目部 责任主体 流程中承担职责 集团领导 按权限审批中标单位； 按权限签署相关合同。 监委会 审批公司年度材料设备类采购计划； 确定投标候选单位； 按权限审批中标单位； 按权限签署相关合同。 招标小组 审批招标方案； 审批招标文件； 组织开标、评标，根据招标方案拟定中标单位。 材料中心 依据开发中心材料选型定板结果、总工办编制的工程进度计划和项目部编制的材料进场计划，编制公司年度材料设备类采购计划； 根据监委会审批通过后的年度材料设备类采购计划，按季度编制季度材料设备类采购实施计划，并知会相关部门； 编制招标方案，收集供方资料，推荐招标入围单位； 汇总、编制招标文件，组织发标和踏勘、答疑； 合同签署后，落实相关采购工作； 负责供方管理，建立供方信息库； 定期对招标采购工作进行总结、评估。 总工办 编制项目工程进度计划。 投控中心 编制商务标，并配合商务答疑； 负责合同组卷，并组织合同交底。 开发中心 提出材料设备选定定板结果； 编制材料设备类采购技术标，并配合技术答疑。 财务中心 收取、退还投标保证金； 负责合同保管，并建立合同台账。 企管中心 保管投标单位的回标文件； 对合同进行法律审核。 项目部 根据总工办编制的项目进度计划，提出材料进场计划； 参与评标、开标，确认中标单位； 参与合同交底，配合材料中心实施采购。 工作程序 3.1采购方式和权限划分 依据采购内容对项目及产品的影响程度、相关政府要求、采购发生频次、风险因素等，公司采购方式分为以下五类： 集中采购：是指根据不同项目部的实际需求，集中整合不同项目在某一阶段具有相同的采购需求、由本部统一采购的采购方式。 招标/邀标采购：依据年度、季度采购计划，对符合招标/邀标采购条件的采购项目，由本部组织各专业部门和项目部共同完成采购的采购方式。 议标采购：在某些特定采购项目中无法通过多家竞标的方式进行招标，为确保项目进度和办理报审手续能够通过相关部门验收，由项目部提出议标申请，招标小组对投标候选人进行审核，使最终报价符合成本控制指标的采购方式。 招标延用：在分期、分区开发的项目中，通过集约整合招标确定中标单位，在符合规定的前提条件下，后续招标项目直接采用前期招标相关成果的采购方式。 直接委托：对于采购金额较小的项目，为提高采购效率，由项目部提出申请，投控中心核价后直接询价采购的采购方式。 3.2采购基本程序 3.2.1招标计划阶段 各项目部根据年度工程进度计划，在每年底编制本项目材料进场计划，并提交至材料中心。经投控中心会签后，由材料中心根据“方便招标、降低成本（集中采购）、保证工期”的原则，对各项目材料进场计划进行优化整合，编制公司年度材料设备类采购工作计划，报监委会审批。审批通过后，由材料中心依据年度材料设备类采购计划和公司实际情况，于每季末根据各项目部提出的季度材料进场计划编制季度材料设备类采购实施计划，并知会相关部门。 3.2.2招标准备阶段 编制招标方案：由材料中心在单项招标启动前编制，方案内容应包括：招标范围及标段划分、投标候选人资审要求、采购方式、评标原则、评标办法、招标实施计划等，招标小组审批。 资格预审： 公司各部门均有权推荐供方，由材料中心汇总后通知各供方在规定时间内提供书面资质资料。 由材料中心负责进行书面审核，根据招标方案中的资审要求筛选出合格供方，并根据采购内容和供方情况确定是否进行实地考察（对于处在履约期或二年内已考察过的供方或二年内增经合作过的A类供方可免于考察）。 若确定进行实地考察，由监委会确定考察小组名单，相关专业部门编制《供方考察表》，确定考察项目和标准、权重等内容，由考察小组在考察结束后编制供方考察报告，交至材料中心。由材料中心根据书面资审和实地考察结果编制《投标资格评审分析汇