档案管理办法(6页).docVIP

档案管理办法 1 总则 1.1为了加强档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为公司的经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和其他有关法律、法规的规定，结合本公司实际，制定本管理办法。 1.2档案工作是企业基础工作的重要组成部分，是提高企业经济效益、维护合法权益和历史面貌的一项不可缺少的工作，并纳入经营管理、生产管理和技术管理工作之中。 1.3档案是公司在各项活动中形成的全部档案总和。包括科技、生产、经营管理、党群工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等。 2 管理体制 2.1公司档案工作执行统一领导、分级管理的原则。 2.2公司档案室归属管理部管理，在主管领导的领导下，负责全公司的档案管理工作。 2.3各部门必须建立档案资料室，配备一名兼职档案管理员，领导负责本单位的档案管理工作。 2.4公司各部门应遵守《档案法》，依法管理本公司档案，明确管理档案的部门或人员，要指定人员兼管本部门的档案收集、整理、归档工作，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。 3 职责 公司负责档案工作的部门依法履行下列职责： 3.1公司档案室 3.1.1贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 3.1.2统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定和提供利用工作； 3.1.3指导本公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； 3.1.4负责对公司各部门、各基层单位档案管理工作的指导、检查、监督等。 3.1.5负责管理公司的文书档案、财务档案、声像档案和设备档案等。 3.1.6负责公司图书室书刊的管理。 3.1.7为公司和社会提供档案利用与服务。 3.1.8负责公司的工艺文件、产品档案的收集、整理及管理工作。 3.1.9负责公司标准的管理。 3.1.10参与公司的项目验收及设备的开箱资料验收、一般设备的管理工作。 3.1.11负责本部门产品档案的管理、发放、控制。 3.1.12负责本公司的资料复印。 3.2 各部门资料室 3.2.1各部门必须指定人员对工作中形成的档案材料进行收集、积累、整理。 3.2.2各部门应严格按照档案管理制度，凡应立卷归档的资料，必须月未向档案室移交。 4 公司文件管理： 4.1 红头文件（公示性文件，向上级请示报告）：公司字（20XX）第XXX号文号，质量手册、程序文件、管理文件由总经理签发。 4.2 总经理办公会纪要编号为公司纪字（20XX）第XXX号文号，由管理部经理审核，总经理签发。 4.3 其它公示性文件、通知、通告由总经理或部门经理签发。 4.4 公司月度重要工作安排表编号为DJ.ZG.XX-XXX号。 4.5 内部文件 4.5.1开发部、技术管理部：技术性文件和公示性文件编号为DJ.GC.XX-XXX号，产品设计标准、产品设计总装图等技术性文件由总设计师批准。 4.5.2质量部：编号为DJ.ZL.XX-XXX号。 技术文件：①产品图样，产品标准/规范/法规/企业标准；②工序卡、作 业指导书、检验指导书；③操作规程、试验程序；④材料规范；⑤多种质量计划（包括控制计划、FMEA）；⑥质量手册、程序文件及其它体系管理文件盖“受控”；⑦技术性文件受控状态盖“有效”章。 4.5.3管理部公示性文件：①行政编号为 DJ.XZ.XX-XXX号,由管理部经理签发;②财务编号为DJ.CW.XX-XXX号。 4.5.4制造部公示性文件：编号为DJ.ZZ.XX-XXX号，由生产总监签发。 4.5.5销售部公示性文件：编号为DJ.XS.XX-XXX号，由销售总监签发。 4.6 文件的资料编号原则 4.6.1质量手册及其它质量体系文件按《文件和资料控制程序》执行，技术性文件的编号按《技术图样及文件的管理办法》执行。 4.7 文件的发放 4.7.1公文性文件发送至有关部门，填写《文件发放登记表》，交公司资料室存档。 4.7.2档案室对现有有效文件，汇编成《文件和资料的现行状态控制清单》每季度检查各部门有无使用失效文件，若发现立即要求该部门纠正。 5 文件材料的形成和归档 5.1 各部门管理人员及科技人员应当把文件资料的形成、积累、整理立卷、归档纳入自己的工作程序和各项目计划中，做到每一工作活动中具有保存价值的文件材料完整、准确、系统的归档保存。 5.2 凡记载和反映公司生产、经营等方面形成的科技材料，应由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定专人负责积累，整理和移交归档。 5.3 不同载体的档案材料（底图、光盘、软盘、录音、录像、照片、底片、证书、奖状、奖杯等）随项目一并归档。 6 文件材料整理归档的基本要求 6.1 归档文件材料必须完整，并准确地反映工