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常用公文文体拟稿知识 日照市招标办综合科 二○一一年四月 各领导、各同事，大家好： 常用公文文体有“通知、意见、请示、决定、报告、通报、函等，下面，就大家在日常工作中接触较多的“通知、请示、报告、函”等文种以及公文印刷格式与大家一起探讨交流。不当之处，敬请各位批评指正。 一、通知（A） 通知的定义：通知是一切机关、社会团体、企事业单位传达上级指示，部署安排工作，实施管理措施，处理公共事务，任免聘任干部，批转、转发、印发下级机关、上级机关有关公文，要求下级机关需要贯彻、执行、了解事项等使用的文种，通知是公文中应用范围最广、使用频率最高的公文之一。 主要格式特点：通知是下行文，制发主体应是受文单位的上级机关或主管单位，且受文单位与制发机关一般应有直接或间接的隶属关系；通知应有抬头，有明确的受文单位。下发的通知需要报上级机关的用抄报，不相隶属的相关单位用抄送。通知可联合行文，联合行文的受文单位包括联合行文单位的所有直接、间接隶属单位，有时也可用各有关单位代替。联合行文主办单位排在首位，使用主办单位一家文号。 通知（B） 通知的种类： 1、部署工作的通知。此类通知是通知中最常见的一种，制发主体是上级机关，内容分为两种情况：一是年度或阶段性的全面工作部署；二是专项工作部署。前者文稿在撰写时，一般要有指导思想、工作措施、加强领导等几部分；专项工作部署除写明指导思想、原则，还要有步骤、方法、措施等内容。不管是哪一种都应根据实际情况，突出工作措施部分，要写明工作目标、责任要求、具体安排、考核等方面的内容，操作性要强，不能使下级无所适从。 2、贯彻上级指示的通知。这类通知不要面面俱到，要把上级指示精神与本地、本部门、本单位实际结合起来，一定要有自己的东西，切忌照抄照搬。内容要简明扼要，可操作性强，不能长篇大论。这类公文在标题拟写要注意不要把上级文件的标题全部引用上，出现“通知的通知的通知”，可用文号代替上级来文 。如市建委党委“关于转发日组发[2010]23号、日组发[2010]24号文件的通知”。 3、批转类通知。一类是批转部门向上级机关的请示、报告、意见，以上级政府名义转发；另一类是直接转发上级、同级机关或不相 通知（C） 隶属机关的公文。由于在实际工作中，批转职能部门的请示、意见，以通知转发的较少，最常见的是后一类，由于《新办法》规定，报告一般不转发，主要形式是以政府办公室的名义转发部门的意见。这一类通知由于部门的意见规定的往往是某一方面单项工作，而又需很多单位组贯彻落实，必须经政府批准，只能通过变通方式以政府办公名义代政府转发，行文形式是通知，内容是意见。这类公文在撰搞时要注意以下几方面： 通知（D） （1）标题拟写。主要形式是：制文单位+职能部门+关于+文件内容+文种，如：市政府办公室转发市xx部门关于加强XXXXX工作意见的通知，注意不能将介词“关于”提到“转发”前，如果职能部门不只一个，可以只引主办部门后加“等部门”字样。 （ 2）正文。有一个通用的格式：“xx部门《关于XXXXX意见》已经市政府批准，现转发给你们，请遵照执行”。 通知（E） 4、印发类通知。印发类通知形式灵活，不像批转类通知那样规范，一般不加批语。印发类通知在当前文秘工作中应用比较多，工作要点、实施方案、计划、规划、纲要都可以印发类通知印发。具体格式是“经市某某同意，现将《……规划》印发，请认真贯彻执行”。有的可简要提出贯彻要求。 通知（F） 5、会议通知。拟写会议通知要注意考虑周到，各个事项都要俱备，避免漏误。一份完整的会议通知应明确以下内容：(1)会议名称；(2)会议目的，以何名义召开；(3)召开会议的时间、地点、会期、议程；(4)参加人员，要写清参会人员的级别、规格；(5)与会新闻单位。部门为市政府办公室代拟的会议通知，往往以明传电报的形式下发。 二、请示（A） 请示是下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，不属于本机关权限审批范围的事项，需要上级机关审批、解决或帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题向上级请求批准、批示时使用的公文文种。格式要点： 1、不越级请示，不横向请示。请示的发送单位必须是与制发主体有隶属关系，上级机关对越级行文原则上不予受理。请求平行职能部门审批其管辖范围的事项，也不应使用请示，正确的方法是使用“函”。 2．请示不应多头主送。请示件主送机关只有一个，那就是制发主体的直接上级机关。请示内容涉及的其他机关单位，通常用抄报形式。有明确规定属于两个或两以上机关联合共同审批的事项，请示应发送为主的机关，通常用“某某并某某”的形式。除特殊情况请示件原则上不应直接主送领导者个人，更不应向有关领导多头分送。 3