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September 0, 2005 會 議 管 理 會議管理綜述 Summary 一. 認識“開會” 二. 怎樣“開會”?(如何使會議成功？) 三. 會議中“主持”“與會者”“會議記錄者” 角色如何成功扮演？ 會議管理的目的及意義 “開會”天天做天天發生,這也要進行管理?為 什麼？ 開會是要花費寶貴的時間和金錢,是整個系統的隱性成本 一個有效率的會議,通常能順利解決待處理問題,這是團隊合作良好，士氣高昂與向心力強的表現,也是健全組織的表征. 會 議 的 分 類 1.傳遞或交換資訊型 2.腦力激蕩型 3.訂定決策型 4.指派工作型 5.分擔工作或責任型 6.說服鼓勵型 如何使會議成功？ 何謂成功會議？ 在必要的時候才開,僅必要的人參加,且做到 簡短有效. (如果某個問題不開會也能解決,就不要開會) 如何使會議成功？ 會議成功的要件： (1)會議前(5W1H) 如何使會議成功？ 會議成功的要件： (1)會議中 如何使會議成功？ 會議成功的要件： (1)會議結束後 會議中角色有哪些？ 主持 與會者 會議記錄者 會議中角色成功扮演 主持 會前讓每個與會者清楚會議內容及目的 會前做好資料准備,熟悉議程 讓會議准時開始 注意發言,觀察反應 始終保持理性,傾聽所有人的意見 回答問題時不要敷衍 掌控會議時間 讓會議順利產生結論 會議中角色成功扮演 會議記錄者 必須按照議程順序做會議記錄 會議所獲得的結論或解決事項,應確實獲得全體出席人員的承認 會議記錄寫完後,要保證句子簡短中肯 確保各項決議記錄在案 會後要及時發出給所有與會人員 協助追縱會議結論執行狀況 會議中角色成功扮演 與會者 應先了解會議主旨,目的,議題,資料等,同時准備有關會議的意見或疑問事項 准時到會,若有事不能參加,必須事前通知主辦人 會前擬出發言稿 保持積極的臉部表情和音調 說話清除,簡潔明瞭 * 一. 認識“開會” 一. 認識“開會” 二. 怎樣“開會”?(如何使會議成功？) 二. 怎樣“開會”?(如何使會議成功？) 1.明確會議目的(Why) 2.選定與會人員(必要的,能做決定的)(Who) 3.擬定適當的時間和地點(When Where) 4.提早通告議程及有關資料(What) 5.頻率及成本規劃(How often How much) 二. 怎樣“開會”?(如何使會議成功？) 1. 准時到會,准時開會 2. 控制時間(發言不要超過3分鐘) 3. 嚴守議事程式(嚴禁翻案) 4. 嚴禁干擾 5. 重述結論 6. 准時結束 二. 怎樣“開會”?(如何使會議成功？) 1. 盡快整理記錄 2. 盡快向與會者提供會議結論(會議記錄) 3. 追蹤檢討(會議結論執行度Review) 三. 會議中“主持”“與會者”“會議記錄者” 角色如何成功扮演？ 三. 會議中“主持”“與會者”“會議記錄者” 角色如何成功扮演？ 三. 會議中“主持”“與會者”“會議記錄者” 角色如何成功扮演？ 三. 會議中“主持”“與會者”“會議記錄者” 角色如何成功扮演？ * *