本校文書檔案處理要點.docVIP

國立臺灣體育運動大學文書檔案處理要點 101年5月23日第5次行政會議通過 （一）對於承辦公文將屆預定辦理期限案件，公文管理系統直接提示。 （二）公文承辦人之承辦案件如已逾期仍未辦結，公文系統直接聯結電子郵件方式每日稽催承辦人。 四 十、文書組定期列印「逾期未結案件稽催表」提供承辦單位主管督導催辦。 玖、用印處理 四十一、任何文件非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。 四十二、如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應即退回補判或更正後再蓋印。 四十三、附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定用印。 四十四、未簽辦文稿需蓋用印信時，應填具本校用印申請單，陳奉核定後送文書組用印。 四十五、申請契約書用印時，務必檢附原簽及原簽附件（兩頁以上請加蓋承辦人職章）一併送文書組，據以辦理用印。 拾、歸檔處理 四十六、依檔案管理局所頒檔案法及其相關規定： （一）本校各單位辦畢案件，應於五日內併同收發文登記簿送交文書組點收歸檔，公文案件登記簿需列入移交並永久保存。 （二）本校檔案分類，依其職掌之業務性質分類、綱、目，再依案件之內容編立案名及案次號，業務承辦人員應依本校檔案分類區分表，填妥檔號、保存年限、總頁數及編頁碼後辦理歸檔事宜。 拾壹、檔案調閱處理 四十七、申請調閱檔案時，須於本校總務處文書組網頁，列印調卷申請單並經單位主管核章後，送文書組辦理。 四十八、如因業務需要，調閱非主管案件時，應先會承辦業務主管同意，或簽請校長核准。 四十九、調閱機密檔案應於七日內歸還，調閱檔案展期次數不得超過三次。 拾貳、檔案應用 五 十、本校師生、民眾依法申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，依據本校檔案申請應用作業要點辦理。 五十一、本校檔案應用，以提供複製品為原則。申請人除依本校規定提出申請外，並應繳交相關規費。 拾參、實施與修正 五十二、本要點經行政會議通過後實施，修正時亦同。 5