如何提高学校档案现代化管理水平.docVIP

浅谈如何提高学校档案现代化管理水平 摘要：随着信息化时代的到来和办公自动化程度的不断提高,学校档案管理工作也越来越多地运用网络技术进行现代化管理。长久以来，学校档案部门相对封闭的环境和相对教学部门易受忽视的工作性质，导致观念滞后，管理方式陈旧，相对落后的管理模式正遭受这场前所未有的科技革命所带来的巨大冲击。本文在对学校现有的档案管理模式进行研究的基础上，针对原管理方法的弱点与不足，提出了实现学校档案管理现代化的新思路。 关键词：学校档案 现代化 管理 1、当前学校档案现代化管理建设中存在的一些问题 随着科学技术的进步和发展，学校管理工作水平的不断提高，传统的学校档案管理正受到广大教职工及学生更多、更高要求的档案服务需求挑战，学校档案管理模式中某些做法已经落后于信息时代发展的要求，失去了实用价值，并在一定程度上制约了档案工作的快速发展。这些落后于时代的做法，正在被逐渐渗透到档案管理领域的现代信息处理技术所取代，档案管理由纯手工操作向现代化管理模式转变的趋势已经形成，但在转变过程中仍存在着一些问题。 1.1 档案服务受时间地域限制严重 学校计算机使用早已普及，但学校档案管理系统自成体系，档案辅助管理系统计算机不同外界发生联系，只服务于档案部门内部，不能实现校园内联网进行档案的录入、检索、查阅、修订、权限分配等功能，资源利用率低下，对服务的提供时间和地域有很大的限制，不能满足对广大教职工及学生的档案服务需要，制约了学校管理工作的发展。 1.2虽有现代化管理手段但未能有效降低人工劳动强度 现有的学校档案工作计算机辅助管理模式，大部分是在以往传统手工管理模式基础上，将对纸质的目录检索方式发展为计算机档案目录检索，这种管理模式的特点是以承载档案信息的载体为核心，工作对象并不是档案信息本身，而是纸张、声像、实物等档案载体材料。“计算机管理”在这里所起到的作用就成了查阅载体材料的目录，以辅助人工管理档案实体，更涉及不到利用信息化手段处理档案数据。其结果是非但没减少手工管理工作，反而是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在一是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。二是档案工作计算机辅助管理并未连入校园网，所有的对外检索查阅服务仍被限定在部门特定计算机，特定的人员进行操作，没有降低原有的工作强度。这样做档案工作的管理发展也失去了外在的动力。 2、提高学校现代化档案管理水平的重要意义 21世纪是信息化时代，要跟上社会发展，解决学校档案工作发展中的问题，必须提高学校档案现代化管理水平，进一步提高提高档案工作者整体知识水平，这是目前学校档案工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。 2.1是学校档案现代化管理的发展方向和必然趋势 学校档案工作是衡量学校科学管理的一项基础工程，是积累学校办学历程，文化底蕴、展示办学成果与质量的信息中心。现代化管理手段应用于档案管理，是体现是体现学校管理现代化水平的重要标志。我们处在信息化、数字化的时代，信息化社会要求人们利用现代信息技术手段来获取信息，处理信息和生成信息，这样的时代背景下，将信息技术充分应用到学校档案管理上来，有利于提高档案现代化管理水平，提高档案的开发和利用效率。 2.2是提高学校管理工作的保证。 做好学校档案管理工作，是夯实学校管理工作的基础。学校档案部门应该与时俱进，开拓进取，抓住信息化时代机遇，主动应对挑战，勇于引入管理新技术，新方法，扭转惯性思维，在管理中寻求发展，在发展中做好服务。因此，应如何提高学校档案现代化管理水平有着重要的意义。 3、提高学校档案管理现代化的途径 3.1重视信息技术是提高学校现代化档案管理水平的重要手段 信息技术带来的科技革命为学校教育发展带来了新的爆发点，同时也为档案的现代化管理水平提高提供了契机。信息化技术在档案管理上的应用，能够有效打破档案服务工作的时间和地域桎硞，减少以往人工环节和程序中的重复，极大的方便了档案的保存和检索查阅，能最大限度地发挥档案的作用。 3.1.1信息化技术应用优势得天独厚 首先，学校因其作为科技变革的前沿阵地，各单位计算机等信息化设备配备和应用极其普及，人员在教学和生活当中对信息化设备使用率较高。许多院校还建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连，使人们可以不论在何时、何地共享信息，具备在档案管理工作中大量应用信息化技术的硬件优势。 其次，学校作为现代科学技术知识传播主渠道，人员文化水平和素质普遍较高，具备较强的信息化应用实践基础，也使档案管理工