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OA协同管理系统立项建议书 OA办公自动化系统项目的启动思路 随着单位不断发展壮大，内部信息化建设逐步提升，管理的要求也越来越高，现有的管理体系已经不能满足目前的管理需求。长此以往，将影响进一步发展。以全面提升运营速度、管理质量、快速反应能力和降低运营成本为目标，建议采用现代的管理工具，以提高管理效率，降低管理成本，促进内部企业文化、知识的积累，为单位长远的业务发展赢得有利时间。办公自动化实现后，可将各类审批、各种通知、报表、工作任务的安排及完成情况汇报等在网络上实现，不但能节约数目可观的办公费用，更为重要的是能为领导提供随时随地的办公条件，各种信息的掌握和各种工作指令的发布及接受不再受到地域的限制，将大大提高工作效率。 在此目标的指引下，建议选择适合单位管理情况的OA系统，并提交结果给高层参考审批。 目前管理现状 1、工作方式传统，效率不高： 目前的工作方式主要使用纸质方式进行审批，人为方式走动审批，审批效率不高，往往审批一件工作需要很多天时间；日常工作传输如报表上报需要人力传递，公文下发通过自取、捎带、邮寄等方式效率不高，且容易丢失。靠传真、电话协调效率低、不及时。 2、知识文档无法集中管理和共享： 各部门管理制度、档案资料、公文档案、各类报表等分散在各个单位，无法集中管理和共享，不能方便的查询； OA系统项目建设的总体目标 1、充分利用先进的计算机网络技术，建立一个覆盖各办公场所及所属机构的办公自动化系统，为各单位、部门提供信息交换平台，有效协调、处理各部门之间的工作，提高内部处理事务的准确性与及时性，全面提升日常办公效率。 2、在OA系统上实现公文流转、协同办公、信息发布、知识文档共享等工作，实现办公自动化。OA系统应能满足日常办公的需要，OA内部工作流程可根据实际需要自由定制。 3、OA系统必须互联网方式访问，为各下属单位及异地办公用户提供远程办公支持。 4、系统应至少支持大并发用户同时在线使用，为以后扩展提供基础。 OA系统项目应用价值 OA系统应用价值具体体现在下面几个方面： （一）整合单位资源 　　1、通过网络技术将单位的资源（如人、知识、经验、制度、文件等）集成在一个平台上进行管理使用。 　　2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造单位发展的最优环境，促进发展。 　　3、有效积累优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。 　　4、将行政各种办公用品等资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。 　　6、建立正规、科学、开放的制度和文化，保持旺盛的生命力，保障内部的健康持续发展。 （二）加快了信息流通 　　1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。 　　2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。 　　3、所有员工都可以在第一时间知道单位的最新动态和政策，更加关注单位发展。 　　4、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，以快制胜。 　　6、员工们能在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化。 （三）规范办公流程 　　1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让单位内部充满活力，促进持续发展。 　　2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。 　　3、办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。 　　4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。 　　5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。 　　6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动带来的客户流失的风险。 　　7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。 　　8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的工作。 　　9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。 　　10、单位可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。 　　11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。 （四）提高办事效率 　　1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。 　　2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。 　　3、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。 　　4、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。 　　5、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电