企业公文写作与行文规范资料.ppt

三、语法错误 （一）成分残缺。如“我公司各级领导深入一线，严防死守，不惜一切代价确保了抢险救灾的物资供应。” 纠正：这段话在“严防死守”之前省略了“带领广大职工”，容易产生歧义，应当补全。 （二）成分多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。 （三）搭配不当。如“请你公司采取有效措施，理顺产权，防止国有资产流失，并将有关整改情况及时向省公司本部报告。” （四）语序不当。要注意顺次排列，前因后果。 例如：“我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，总经理和其他公司领导同志出席了这次会议。” 例如：“几个分公司的职工来省公司反映了这一情况。” 四、数字使用不统一 数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字,如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”;应该用汉字的用了阿拉伯数字,如“党的十四大”错成“党的14大”。 数量概念混乱。如“2004年度，××××公司人均主营业务收入实际完成××万元／人，人均主营业务成本××万元／人……”。 数值范围不规范。例如：“4-6％”、“0.2-6”等。 纠正：规范的写法应分别为“4％～6％”、“0.2～0.6” 1.“倍”的错用 一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。 2.“以上”与“以下”的运用 “以上”、“以下”等词与前面的数字连用，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。 3.“时间”数字的运用规则 （1）公文中的“时间”，要表明完整的年、月、日，尽量避免使用“上年”、“明天”、“本月”、“上月”、“上月以前”、“去年之后”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。 （2）表示时间范围时，可用“2000—2005年”、“3—4月”，但不能用“2000—2005年度”、“3—4月份”。 五、标点符号使用不规范 ⒈引号的使用问题 引号表示文中直接引用的部分，有时也用来表示需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语等。常见的问题是后引号与句号位置错误。 ⒉逗号的使用问题 不规范的问题主要是当用不用，引起歧义。如“3日内蒙古人民共和国有暴风雪。” 纠正：在“3日内”后边应当有一个逗号，但因缺少了这个逗号后，容易引起歧义，甚至可能带来严重的政治问题。 3.并列短语中的顿号、逗号的使用问题 并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中便不用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”。 4.冒号的使用问题 常见的问题主要是当冒号用在总括性话语的后面表示引起下文的分说时，往往忽视冒号的提示范围或用逗号或分号终结冒号的提示范围。例如：“当前要做好三件事：一要保障电煤供应；二要合理安排电网运行方式；三要留足旋转备用机组；” 纠正：冒号表示的是仅次于句号的句内停顿，只有句号才能终结冒号。第三个分号要改为句号。 （六）标题不规范 ⒈要素不全。⑴标题中“事由”缺失，关键词随意省略，看不出决定的主要内容、事项和基本观点，例如：《××××公司决定》。⑵缺失“文种”，难以分清是报送上级单位，还是印发下级单位，例如：《关于××××××的回复》、《××××公司2005年工作计划》。 ⒉提炼不精。例如：某公司转发国资委转发的财政部文件，标题为：《××××公司关于转发国资委〈关于转发财政部〈关于××××年××××××工作有关问题的通知〉的通知〉的通知》，明显冗长。此类问题多见于转发性通知。 纠正： 可采用省略法，改为《××××公司关于国资委转发财政部××××年××××××工作有关问题的通知》。 可采用替代法，改为《××××公司关于转发财政部有关进一步做好××××年××××××工作的通知》。 可采用直转法，改为《××××公司转发财政部关于××××年××××××工作有关问题的通知》。 ⒊概括不准确。例如：《××××公司关于××××××产品问题的请示》，该标题中“关于××××××产品问题”是指价格问题、质量问题、运输问题还是供应问题，表述不清，使人不知所云。 ⒋使用介词不当。⑴“关于”和“对”的连用。例如《××××公司关于对××××××案件查处情况的通报》。⑵缺少介词“关于”或用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”。例如《××××公司对执行〈××××××规定〉有关问题的通知》与《××××关于执行〈××××××规定〉有关问题的通知》。 ⑶介词“关于”的位置不正确。例如《关于××××公司请求协调解决××××××问题的函》。 ⒌错用标点符号。