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一、档案的基本知识 （一）档案的定义及其基本含义 　　档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 　　1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。 　　2、档案是保存备查的历史文件。 　　（1）办理完毕的文件才能作为档案 　　（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 　　（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。 　　3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。 　　4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。 （二）档案的种类 　　按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等等） 　　按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案 　　按信息表达方式分：文字档案、音像档案 　　按记录方式分：普通档案、电子档案 　　按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案 　　按时期分：建国前档案、建国后档案 　　目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案。 　　电子档案：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 （三）档案工作规章制度 应建立以下规章制度： 1、文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（三合一制度）； 2、立卷归档制度； 3、档案保管制度； 4、档案保密制度； 5、档案利用制度； 6、档案统计制度； 7、档案鉴定销毁制度； 8、专兼职档案人员岗位责任制。 （四）关于档案工作的有关规定 　　第十条?对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。????? 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。????? 第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。 　　第十六条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。　　 前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。　　向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。????? 第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案。???? 　　《档案法》第二十四条规定， 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任： 　　1、损毁、丢失属于国家所有的档案的；　　2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的； 　　3、涂改、伪造档案的；?　　4、违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；? 　　　　5、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；）??? ??6、违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；? 　　　　7、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；? 　　　　8、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。? （摘自《中华人民共和国档案法》 （五）基本要求 　　　　要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。 （一）归档文件的基本概念 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 归档文件的整理：是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 卷 内 文 件 目 录 6、纸质档案袋 装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节，它包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊等工作内容。 　　装盒的具体要求： 　　不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。 装盒时应注意几点问题： 　　1、按厚度选择适宜的档案盒。