如何提升工作效率精要.pptVIP

效率的定义 影响效率9大因素 重点放在拖延 办公环境整理的原则 设定目标的SMART原则 Specific（具体的）：即目标必须是清晰的，可产生行为导向的。 Measurable（可衡量的）：即目标必须用指标量化来表达。 Attainable（可达到的）：即目标应该在能力范围内，且应该有一定难度。 Relevant（相关的）：即与现实生活相关。 Time-bond（有时间限制的）：即目标必须确定完成的日期。 权衡轻重, 界定缓急 专心一致, 避免打扰 自我约束, 避免拖延 懂得说 “不” 同类工作一次进行 避免完美主义 避免过高承诺 中国最专业的公路快运平台运营商 要求受训人员同时列出自己的工作清单 并将各项工作列入时间管理四象项中 如何提升工作效率 活 动 我的工作清单（6月29日-7月3日） 1.厂报主题活动策划（7月9日厂报会议） 2.本月工作计划和上月工作总结上报（7月3日截止） 3.月培训报表制作（7月5日截止） 4.新员工入职培训安排（7月2日进行） 5.收集有效沟通培训的案例资料 6.联系领导力培训方面的外训机构 7.回复关于社会保险方面的邮件 8.和同事聊昨晚的电视节目 9.周末参加管理师培训 …… A 立刻做有时间限制的 客户有抱怨或要求的 安全或健康事宜 B 等一会就做 为将来事项作准备 计划项目 D 不要做 垃圾邮件/聊天/推延 C 我真的需要做这些吗? 一些打扰/会议等 紧急 重要 时间管理四象项 A 即刻做 2、4、3 B 等一会就做 1、5、6、9 D 不要做 7 C 我真的需要做这些吗? 8 紧急 重要 以逸待劳 疲于奔命 一事无成 越来越忙 主要困难 将任务过分简化，低估完成任务所需时间，同时应付所有事务，结果 却一事无成 把事情复杂化，为了一项不太重要的决定，把20多人牵涉其中 做事欠缺效率，别人曾给你意见，说你原本可以更快更好地完成某项 任务 未能有效利用资源和支持，有多少次认为自己做会更好更快而谢绝他 人的帮助 任务清单上有太多不大重要的事项，没有考虑任务的重要性便接受额 外的任务或责任。 解决困难小贴士 协商/确定期限（“尽快”有多快？多急？明天可以吗？） 统筹安排复杂任务，效率最大化（） 累计相似的任务（复印、打电话、跟上司/同事谈事情） 搞清任务的有关情况（澄清问题有关资料，提供一劳永逸 的帮助，如财务报销？） 坦白分享 寻求支援 说“不”——只在影响自己工作时使用 多做计划，事半而功倍 讨 论 分享一个自己拖延的经验。 为什么我们会拖延？ 总体来讲，拖延有什么后果？ 每组找出一个工作：你们真的需要做，但有可能会拖延的。 克服拖延 克服拖延 蚂蚁吃大象 为每项工作设定合理的期限 跟踪进程 A B 管理 你自己 管理 你的工作 迷惑 厌倦 焦虑 挫折/怨恨 疲惫 下面哪个原因是你拖延的真正理由？怎样去解决？ 迷惑—— 我不知道怎么开展，毫无头绪。 厌倦——这项工作太乏味。 焦虑——如果我不能好好完成工作会怎样？ 挫折/怨恨——这只不过是份工而已 疲惫——我没有精力去做这些了 管理自己 合理地安排工作 定期地分类整理 设定清晰的目标 时间管理技巧 一.合理地安排工作 合理地安排工作 注意能力曲线 能力 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 时间 100% +50% -50% 高生产力时间 身心俱备 中段休息 健康无价宝 适量的运动 可以小睡一会吗﹖ 身心疲惫 生理+心理?休息+改变工作的动机 利用零星的时间 在交通工具上 睡眠 与人沟通 午膳 一.合理地安排工作 二. 定期分类整理 你的办公桌上放了些什么﹖ 告别杂乱无章的习惯 保持桌面整洁，只留正在做的事情和需要处理的文件； 经常要用的物品应容易取用； 每一件物品应摆放在固定的位置，不再需要的东西应坚决扔掉； 每天下班回家前，要整理好办公桌，使第二天的工作有个好的开始； 及时处理文件，建立相应的文档系统。 一.合理地安排工作 三. 设定明确的目标 目标?行动?结果 开始做事前就怀有最终目标 所有事物都经过两次创造： 第一次的创造：脑力 第二次的创造：实际 时间管理锦囊 掌握重点 辨别事情轻重缓急 急所当急 忙要忙得有意义 百宝箱 我学到了些什么？ __________________________ __________________________ __________________________ ____