第三讲 办公室秘书要点.ppt

第三讲 办公室秘书 一、办公环境的管理 管理办公室环境 管理办公室环境 管理办公室环境 管理办公室环境 管理办公室环境 二、日常会议安排 秘书水平“九段说” “五段”秘书：细准备。发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总经理的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。 “六段”秘书：做记录。发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。 “七段”秘书：发记录。会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 “八段”秘书：定责任。将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。 “九段”秘书：做流程。把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务做好。 1．会议的含义 1）指有组织有领导地商议事情的集会。 2）指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，如全国人民代表大会，中国人民政治协商会议。 2．会议的种类 1）按规模分： 小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议 2）按级别分： 中央级、省市级、县区级会议等 3）按机密与否： 公开会议、内部会议、机密会议 4）按参加会议的国家数目： 双边会议、多边会议 5）按性质分： 规定性会议、日常性会议、专业性会议、 纪念性会议、座谈性会议 6）按照会议形式分： 有会有议：商议事情 会而不议：报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会 7)按照会议阶段：预备会议、正式会议 8）按会议方式：传统会议方式 电子会议：电话会议、电视会议、计算机会议） 3.会议工作的特点 会务工作：指从会议筹备到善后的一系列工作。 服务性 辅助性 事务性 综合性 时间性 保密性 秘书的职责范围非常广泛 会务工作的要求： 充分准备、严密组织、服务周到、确保安全 4.会务工作流程 会议“三部曲” 会前准备 会间服务 会后工作 会前准备 确定会议的议题和名称 制定会议的议程和日程 确定与会者（与会者编组：单位、行业或系统、地区、议题） 会议预算（会议费：场地租金、茶水费、设备租金；培训费：专家的讲课酬金等；资料费：文具费和资料印制；食宿费；交通费；其他：参观费、邮费、纪念品） 会场安排（选择会场的原则：大小适中、交通要方便、设施要齐全、规格要适当） 以2012粤桂闽琼区域职业教育校企合作研讨会为例 嘉宾邀请 制定会议指南 统计回执情况 嘉宾参会情况统计 制定接待方案 会议开支预算 会议计划检查要点 会场布置方式 相对式： 主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。 全围式 不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。 半围式： 介于相对式与全 围式之间，设有主席 台，但在其正面和两 侧安排代表席，这样 即突出了主席台的地 位，又有融洽的氛 围，比较适合中小型 工作会议。分为马蹄 形、T字形、拱桥形。 讲台： 重要的代表会议和报告会，需设专 门的讲台。讲台一般设在主席台的右侧 （一主席台的朝向为准） 座次安排：请领导 确定在主席台就坐人 员的准确名单；其次， 确定其中身份最高的 人员就座于主席台前 排中央，其他人员按 先左后右左座高于右 座、一左一右顺序 排列，如下图： ⑤ ③ ① ② ④ （单数） ⑥ ④ ② ① ③ ⑤（双数） *座位上要摆置好座位牌 会议筹备及活动审核要点： 议程安排 会议应发资料 会议记录安排 幻灯或录影设备 会场预订 制作来宾名册 纪念品的制作与发放 预订回程票 会场布置? 宴会及座位顺序安排? 新闻摄影? 酬谢金? 住宿安排? 胸章名牌? 看板和标示板? 支付食宿费用及出纳? 会议值班及保卫 （二）会间服务 接站 签到工作（要迅速统计出出席、列席、缺席人数，报告大会主持人） 会议设备的操作与维护 会议记录（完整、真实、简洁、快速、规范） 会议信息工作（收集信息、编写简报、搞好对外宣传） 后勤服务（生活服务、车辆服务、娱乐服务、医疗卫生服务、照相服务） 领导讲话稿的准备 会议记录 会议时间：2012年5月18日上午10：00 会议地点： 〆〆会议室 会议主持：张〆〆（职务） 出席人员：张〆〆（职务）、 王〆〆（职 务） ………… 缺席