卷烟地市级烟草公司网络规范第三部分配送部门精要.docVIP

第三部分 配送部门 配送部门是卷烟销售物流的专业化部门，由储配部和送货部组成。 本部门主要业务单元为：入库验收、储存养护、分拣搬运、出库配送、盘点作业、账物核算。 配送业务系统主要包括仓储管理子系统、分拣配货子系统、送货管理子系统、综合管理子系统四个组成部分。 配送业务系统示意图见图31。 图31 配送业务系统示意图 仓储管理子系统的建设应按照数字化仓储的基本要求进行，其设施和库容要以满足为所服务区域提供正常卷烟分拣配送服务为基本标准。卷烟的出、入库及存储管理要采用数字化手段，提高卷烟入库、出库响应速度，缩短商品库存周转时间，降低仓储成本。其数据系统必须与配送部门信息平台保持无缝连接，实现系统运行的安全性、可靠性和高效率。 分拣配货子系统的建设应以降低配货成本、提高分拣效率、确保服务质量为原则，实行卷烟分拣配送到户。 送货管理子系统应符合节省送货成本、提高送货服务质量的基本要求。送货车辆的配备选用应充分考虑当地道路状况、送货距离、送货形式及装载量等因素。优化送货路线，合理安排和调度送货车辆，达到效率最大化。 综合管理子系统的建设应以信息顺畅、管理高效、监控到位为目标。通过计算机数据接口、网络通讯设施和智能化储配设备使整个配送系统的各个子系统实现无缝连接，并与商流、资金流等外部相关系统有机地融为一体，实现信息贯通、数据共享；通过有效的管理与控制，确保配送物流系统的高效运行。 1 配送部门 1.1 职能及岗位设置 1.1.1 配送部门职能 － 验收入库卷烟，管理和养护库存卷烟； － 接收卷烟订单信息，生成配送单据，组织配货； － 制定送货计划，编排送货线路，组织送货； － 结算、收回非电子结算客户的卷烟货款； － 管理卷烟等实物的账务； － 负责本部人员、车辆、货物、货款等安全工作； － 协助客户经理解决与配送业务关联的客户问题； － 衔接和协调与相关部门的工作关系； － 负责本部员工的思想教育、业务培训和绩效考核等管理工作。 1.1.2 配送部门岗位设置 图32 配送部门岗位示意图 对于需要设立配送分库的单位，其分库可以设置分库主任、保管员、配货员、送货员等相关的员工岗位。岗位职责参照配送部门的相应岗位执行。区域中转站的岗位设置、职责参照相关岗位执行。 1.2 岗位职责 1.2.1 配送部门经理工作职责 － 组织卷烟入库验收和在库养护等管理工作。 － 组织卷烟配送、货款回笼等管理工作。 － 负责本部人员、车辆、货物、货款、设备等安全管理工作。 － 衔接和协调与相关部门的工作关系。 － 负责本部员工的思想教育、业务培训和绩效考核等管理工作。 － 完成领导交办的其他工作。 1.2.2 行政助理工作职责 － 拟订配送部门的相关管理制度，管理部门的文书、档案； － 考核员工绩效，发放工资、奖金； － 管理配送部门日常费用及账务； － 拟订相关设施及办公用品的添置方案并组织落实； － 负责员工生活、环境卫生等后勤保障工作； － 协助组织、安排、协调员工的思想教育、综合培训等工作。 1.2.3 安全助理工作职责 － 负责配送部门车辆年检、缴纳养路费等日常管理工作； － 拟订车辆维修、养护、油料、安全等管理制度并落实； － 组织实施驾驶员的培训工作； － 负责消防、治安等安全保卫工作； － 负责公安、社区联防等对外协调工作； － 草拟安全设备、消防器材的购置更新方案并落实； － 完成领导交办的其他工作。 1.3 配送部门综合流程 1.3.1 目的 加强物流管理，优化工作流程，建立高效、安全、专业化的卷烟仓储、分拣、送货物流体系。 1.3.2 说明 － 按照采供部提供的交易合同信息，配送部门通过信息平台及时将库容状况告知营销管理部门，以便卷烟调拨进度与仓储容量相互协调。 － 配送部门接收到采供部的调拨进度安排表后，在调整库容结构的同时，安排保管员作好卷烟扫描入库以及其他相关设备的准备工作。 － 订购商品抵达配送部门仓库，保管员根据调拨计划验收合同、准运证、发票，并对卷烟进行扫描、验收、入库。验收完毕之后，填制验收单，附上准运证、合同、发票等票据交采供部。采供部登录国家局网上到货确认网站进行到货确认，然后登记到货确认台账，将准运证、合同归档，将发票交财务入账。保管员在验收送货部未送出商品的退货时，应校验卷烟包装物上印制的条码信息、送货单据，确认商品无误后，填制送货商品冲退入库单。 － 卷烟入库储存期间，保管员开展商品养护工作，做好商品养护记录、库存预警管理等基础工作。配送部门由储配部牵头，联系营销管理部门和资金结算部门等部门每月组织开展一次仓库定期盘存，并及时进行异常盘存，按照有关规定做好盘存结果的归档和上报。 － 保管员定期向营销管理部门传送商品库存信息。 － 营销管理部门向配送部门提供需配送卷烟零售客户的资料（