05沟通信息策略X.ppt

 管理沟通 Management Communication 武汉科技大学管理学院 第五讲 沟通信息策略 1组织信息沟通类型 内部沟通 纵向沟通(下行、上行)和横向沟通(部门间) 正式沟通（规章制度或组织原则进行沟通）和非正式沟通（对象、时间及内容未经计划） 书面沟通（有形展示、长期保存、法律依据）和口头沟通（快速传递、即时反馈） 外部沟通 外部沟通 2组织正式信息沟通：流向及管理 纵向 横向 斜向 外向 下行沟通 请列举你所了解的下行沟通的形式有哪些？ 下行沟通 3种主要形式 书面的(指南、声明、公司政策、公告、报告、信函、备忘录等) 面谈的(口头指示、谈话、电话指示、广播、各种会议、评估会、通知性质会议、咨询会、批评会、小组演示乃至口头相传的小道信息) 电子的(闭路电讯系统、新闻广播、电话会议、传真、电子信箱等) 下行沟通以实现下列沟通目标 告知员工企业重大活动:市场兼并、劳资关系、利润状况、销售状况、市场份额、新产品计划、技术革新等 突出企业对员工的创造力、努力和忠诚度的重视态度 探讨员工在企业里的职责、成就和地位问题 考察员工所享受的各种福利待遇 了解一些社会活动，政府活动和政治事件对企业的影响 了解企业对社会或公益事业所做出的贡献 让家属了解企业以加强企业与员工的凝聚力 使新加入的员工了解企业发展的生动足迹 让员工了解不同部门发生的各种活动 鼓励员工利用公司出版物作为各抒己见的论坛 外界了解企业发展的窗口。 下行沟通中的障碍 管理者的沟通风格与情形不一致(命令式、指导式、扶持式、委托式) 接受者沟通技能上的障碍 沟通各方心理活动引起的障碍 不善倾听 草率评判 编码环节语义方面的歧异 下行信息沟通的策略 制定沟通计划(5W1H) “精兵简政”,减少沟通环节 “去繁从简”,减轻沟通任务 授权的加盟 言简意赅,提倡沟通内容简洁明了 启用反馈 多介质组合。 上行沟通的作用 提供员工参与管理的机会 减少员工因不能理解下达的信息而造成的失误 营造开放式氛围 提高企业创新能力 缓解工作压力。 上行沟通 请列举你所了解的上行沟通有哪些形式？ 上行沟通 下属向上司的沟通 3种主要形式： 意见反馈系统 员工座谈 巡视员。 上行信息沟通的策略 建立信任 走动管理,鼓励非正式的上行沟通 共同进餐 四下走动 深入工地 娱乐活动 改革管理体制,让员工参与。 横向沟通 组织中同一层面上的管理者或员工进行的沟通 横向沟通的作用： 保证组织目标的实现 弥补纵向沟通的不足。 管理沟通故事 When: 某年某月某日 Where：某公司例会 Who：生产经理 研究开发部经理 营销经理 财务经理 What：本部门重要性 How： 听着，如果我们不进行生产，什么也不会发生。 你错了，如果我们不进行设计，什么事也不会发生。 你们说些什么呀。如果不是我们把产品卖出去，那才真是什么也不会发生呢！ 你们生产、设计或推销什么都无关紧要，如果不是我们对结果进行了记录，谁会知道发生了什么！　  Why：横向沟通中的“隧道视野”与“本位主义”。 横向信息沟通的障碍 部门本位主义 员工短视倾向 对组织结构的偏见 个性冲突 猜疑、威胁和恐惧。 横向信息沟通的策略 树立‘内部顾客’的理念 倾听而不是叙述 换位思考 选择正确的沟通形式 设立沟通官员,制造直线权力压力。 3组织非正式信息沟通：小道消息及管理 小道消息的特点 不受管理层控制 被大多数员工视作可信并可靠 传播迅速 关系到人们的切身利益。 有效管理：分析小道消息的目的sun p17 有关人员搬弄事非 满足传播人的好奇心 缓解情绪，建构个人的安全感 使支离破碎的信息能够自圆其说 将群体成员（甚至包括局外人）组成一个整体 满足信息发送者地位和权力的需要。 有效管理：分析小道消息发生的基础nan p36 社会动荡不定（组织处于变革或危机时期） 管理当局的信息权威不足 管理控制削弱 群众心理宣泄 正式的沟通路线无法发挥沟通效能或无法在短时间内承担起迅速沟通的任务 人类本身就有闲聊、挖掘及传授秘闻的天性。 管理沟通故事 When: 临近年关 Where：日本的一家进出口公司 Who： 董事长 总经理 主管 员工 What： 年终奖金的发放 How： Why：有效管理小道消息。 思考：如何对小道消息进行有效管理？ 在一个组织中小道消息的传播是司空见惯的，作为管理者可以采取一些策略来降低小道消息的消极影响（目标冲突、抵制变革、滋生谣言、阻碍努力、操纵群众），利用其积极影响（满足感情需要、弥补正式沟通不足、了解员工真正需要的途径、加强沟通提高效率），使组织的沟通系统更为有效。 讨论控制小道消息的方法。 有效管理：减少小道消息的消极影响 公布重大决策及时间安排 公开解释那些似乎不一