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会计信息磁性化带来的问题电子信息论文 [摘要]文章以企业实施会计电算化后其内部控制中存在的问题为基础,探讨会计电算化内部控制制度建设问题,提出将会计电算化内部控制分为对系统使用者的控制和对系统开发者的控制两大类,分别制定相应的控制制度的构想,以及当前保障实施会计电算化内部控制的两点建议:坚持以人为本和强化内部 审计 。 [关键词]会计电算化 内部控制 制度建设 以人为本 内部审计 会计电算化内部控制是内部会计控制的特殊形式。 财政 部2001年6月颁布的《内部会计控制规范基本规范(试行)》中指出“ 电子 信息技术控制要求运用电子信息技术建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施。”从制度上说明了加强会计电算化内部控制的必要性。 随着会计电算化进一步向深层次发展,特别是ＩＴ技术的发展,一些措施已难以发挥其应有的作用,现有的控制制度建设有待完善。本文试图从微观的层面,以企业实施会计电算化后内部会计控制中存在的问题为基础探讨关于电算化会计信息系统 环境 下的内部控制建设问题,以确保企业实行会计电算化后,系统能够正常、安全、有效地运行。 一、会计电算化内部控制中存在的问题 与传统的手工账务系统相比,电算化条件下会计信息处理方式和流程发生了变化,使会计工作机制发生了质的变化。两种条件下,会计信息处理工作流程如下: 传统手工账工作流程: 原始凭证→授权批准→ 财务 审核→制单→经财务分工后登记日记账、明细账、总账→手工账试算平衡→报表编制→账证表核对与控制 会计电算化工作流程: 原始凭证→授权批准→财务审核→对合格凭证进行凭证输入(制单)→电算审核→ 计算机 系统处理→账表输出 从以上工作流程可以看出,手工会计处理方式条件下,会计工作的组织形式是以 经济 业务性质来划分不同的核算职能。其内部控制主要通过组织控制和账簿控制来实现。首先,企业依据不相容职务相分离这一基本原则,建立各种会计岗位与机构,制定各级财务制度与职责,不同人员限制在各自特定的业务领域内,各级主管依制度实行严密监督。其次,企业通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如,总账、明细账、日记账分别记录,结果相互验证;通过账证核对、账账核对,保证记账的正确。企业通过核对记录可以追溯到任何一个环节所出现的问题。未经授权,任何人员都难以操纵全部会计环节或获取全部会计资料,由此形成了手工条件下会计系统组织制度上的内部牵制网。 在电算化条件下,会计信息系统是按计算机数据处理系统组织起来的,除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外,经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成,这种数据处理的集中性使得传统组织控制功能减弱。同时,由于会计信息系统是将输入的数据集中存储于一个数据库文件中,根据程序设定的方式进行多重处理,多层次输出所需要的会计信息,因此会计信息系统中不区分总账和明细账、日记账,这虽然使数据处理流程大为简捷,但也使账簿间的相互控制不复存在,使账证核对、账账核对失去作用。因此手工条件下行之有效的内部牵制网,在电算化条件下已难以发挥其作用,会计电算化内部控制出现了很多新问题,表现为: 1.数据处理方式变化带来的问题 (1)因数据输入操作不当而导致的控制问题。一旦输入操作不当,将会引发明细账、总账乃至会计报表等一系列错误,造成输出信息的失真。这就是计算机数据处理的一条重要规律“输入的是垃圾,输出的也必将是垃圾。”因而数据输入不当的控制问题成为内部控制中最重要的控制环节; (2)责任高度集中于电算化软件系统,企业面临巨大的系统风险问题。一旦系统数据被非法修改、拷贝或是系统程序控制失效,就会影响系统运行的稳定性和安全性,严重的可能会导致系统的崩溃,给企业造成不可估量的损失。系统风险问题成为内部控制的主要风险; (3)一些职责的高度集中违背了不相容职务分离和授权、批准控制的原则。由于数据处理集中进行,导致职责合并严重,会计人员大大减少,从而使一些不相容职务得不到分离,如有些会计人员既从事数据的输入、输出工作,又负责数据的报送,这增加了他们在未经授权批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改等操作的可能性,从而使会计数据的准确和安全性受到威胁。 2.会计信息磁性化带来的问题 手工条件下,会计数据和信息记录在纸介质的单、证、账、表上,修改困难,修改会留有明显痕迹,从而便于查证、控制。而在电算化条件下,会计电算的资料如证、账、表都是通过计算机处理系统完成的,资料的表现形式主要是打印的账表和存储在计算机软硬盘和其他