胡鸿杰教授课件.ppt

职工培训核心模块《办公室管理》 中国人民大学教授、博士生导师 管理学博士 胡鸿杰 Email:hhj5857@ www. daxtx. cn 引子:关于《办公室管理》 Academy Awards 美国电影艺术科学院奖 Cambridge Career Awards In Office Administration 剑桥办公管理国际职业证书 中国教育部考试中心与英国剑桥大学考试委员会共同设置的项目 考试内容与等级 1 课程基本思路 认识办公室管理领域 明确办公室管理内容 寻找办公室管理方式 第一讲 认识办公室管理领域 你可以离开 办公室生存吗？ 如果不行，那就 让彼此认识 一下吧！ 课程基本思路 什么是办公室？ （非野外—空间—组织） 办公室研究的基本路径 随机问题 你在办公室都做些什么？ 这些事情与哪些部门发生联系？ 你与这些部门是怎样一种关系？ 这些“关系”如何正确表述？ 如何根据各自的“位置”规范行为？ 办公室的组织方位 组织图 直线式组织 职能式组织 直线职能式组织 矩阵式组织 项目组织 办公室的组织定位 办公室是实施社会组织内部管理的机构 办公室是什么？ 社会组织为实现基本功能而设置的内部机构。主要负责社会组织的内部管理。 办公室的基本功能具有综合性、层次性、程序性和终局性等特点。 办公室还可以理解为一个活动空间。 办公室管理与秘书工作等的差别。 在我国《秘书职业资格证书》标准中， 将“秘书”定义为“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员”。实际上对应的是广大的办公室工作人员，并不只是狭义的秘书。 办公室的管理维度 管 理 的 管理的内容 资 源 管理的方式 办公室环境的基本功能 对办公室人员的身心（情绪、士气、满足感和健康等）产生影响； 随着这种影响的持续和加强，环境因素会与办公室人员的行为发生关系； 这种因环境而变化的行为会对办公效率产生作用。 人类工程学就是研究环境因素与人的情绪、行为及其效果的关系的科学。 办公室环境的基本要求 方便安全 办公室布局、人员和信息物品的安全 舒适整洁 光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置 和谐统一 人与人之间、人与物之间、物与物之间 第二讲 明确办公室管理内容 管理活动的基本内容 计划 组织 控制 在办公室的实际工作中表现为： 参与政务、处理事务、搞好服务。具体包括文件收发、办理公文、起草文件、制定计划、组织会议、管理印章、接待来访、检查协调、信息处理等等 。 办公室的基本职责 办公室是社会组织的内部管理机构；而管理就是决策（西蒙语）。 决策是领导的职责；办公室是领导的辅助机构； 办公室的基本职责是辅助决策： 包括信息的选择与管理 （这是温家宝同志在1985年提出的三项任务之一：信息、督查和日常工作） 如何确定工作顺序 ? 如何参与管理 计划 ——参加团队会议 ——提出问题和建议 ——阅读每一份文件 ——倾听 协调和监督 ——谁在做什么 ——时间 ——原因 ——最后期限 ——向上反映问题 ——最有效地利用提示系统 如何有效地进行管理 通过对以下十点的应用，管理者可以有效地利用他们的时间。 1．把相同的事合在一起办； 2．首先处理棘手的事情； 3．分派工作和用人； 4．学会利用空闲时间； 5．控制文件流程； 6．避免办公桌混乱症； 7．重要的工作要立即动手做； 8．缩减会议时间； 9．花点时间做计划； 10．学会说“不”。 办公室有效管理五原则（一） 计划工作 为了正确地计划，你必须知道： 1．?? 要干些什么工作； 2．?? 怎样干这些工作； 3．?? 什么时候干这些工作； 4．?? 在什么地方干这些工作； 5．? 能以多快的速度完成这些工作。 办公室有效管理五原则（二） 安排工作 必须对工作进行安排。有效的工作进程必须： 1．明确； 2．与其它安排相协调一致； 3．完成有一定困难； 4．能够完成； 5．严格地坚持。 办公室有效管理五原则（三） 执行工作 执行工作要求： 1．?? 熟练； 2．?? 准确； 3．?? 迅速； 4．?? 有效； 5．?? 不延误。 办公室有效管理五原则（四） 衡量工作 必须对职工完成的工作从以下几个方面进行衡量： 1．?? 是否充分发挥了本人的潜力； 2．?? 比本人过去的记