第二讲秘书工作职能解析.ppt

秘书理论与实务 第二讲 秘书工作职能 秘书工作职能范畴主要体现在“辅助管理、综合服务”两个方面。其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助和服务，以促进领导工作效率的提高。要求通过本讲的学习，准确理解和把握秘书工作职能范畴的两个方面并高效履行职能。 掌握秘书工作职能辅助性和服务性这两个基本特征； 掌握秘书辅助管理职能的内涵——正确获取并利用信息，提供可供选择的决策方案，辅助执行并反馈执行信息，协调各方面关系，形成合力以保证管理效率； 掌握秘书综合服务职能的内涵——通过办文、办会、办事，为领导提供全方位的综合服务，提高管理绩效。 2 3 1 中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网， 可她上网并不是聊天、打游戏，而是收集与公司业务有关的各种信息。 一次，她从网上得知纸浆生产国发生大规模洪灾，预测纸张会大幅涨价。她将此信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张库存，不久纸张果然大幅涨价，公司仅这单生意净赚100余万元。 还有一次，她从网上发现，与她们集团公司一直有大笔业务往来的广州鑫银公司的员工与公司管理层正在闹矛盾，员工们扬言要告上法院，因为公司没有说明任何理由就要裁减他们。她马上将这篇文章下载打印出来，交给总经理。总经理看了很重视，经考察，发现鑫银公司实际上已经资不抵债，大幅裁员只是权宜之计，最终难逃破产的命运。据此，公司决定停止向鑫银公司继续发货，以免到 时收不回货款。果然，过了两个月，鑫银公司申请破产。 案例导入 秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执 行的整个过程中，秘书起着帮 助或辅佐的作用。 一、秘书辅助管理职能 准确、全面、有效地获取并利用信息是领导进行有效管理的基础。秘书作为领导的近身参谋助手，要向领导提供信息，同时要为领导者有效获取利用信息及排除信息沟通障碍等方面进行智能辅助。 （一）辅助获取并利用信息 1、获取并 利用信息 2、帮助排 除信息干扰 在获取信息方向、信息量及信息结构上进行辅助。 在排除思想障碍、感情障碍、利益冲突、时空因素的干扰。 从领导者产生决策意向进行决策准备开 始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协 助领导者做好以下工作： （二）秘书辅助决策 1、决策准备阶段 秘书在决策准备阶段的工作 此项决策是否必需、应该 信息是否全面、真实、充分 此项决策何时作出最恰当 此项决策的目标能否实现 决策的内容是否规范、系统 预测此项决策的预期效果 秘书在决策准备阶段的工作 1、 在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的 领域和渠道： 可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择； 可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的 可供选择的方案； 可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意 见、建议吸纳到有关决策方案中去； 可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征 求意见，并根据各方面的意见进行修改； 2、决策形成阶段 对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导， 到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功 经验后，再由点到面地进行推广； 对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比 较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效 益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受 性等等。 决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。 决策目标无法实现的因素 认识上的误差：执行者对领导者所做的决策在认知上存在差异，执行中出现偏差，因而无法达到预期目标。 意识上的差异：方案的执行有可能损害执行者自身的既得利益，因此执行者恶意曲解执行目标或有选择地执行。 方案本身的误差：决策方案本身不完善，执行结果肯定无法达到预期目标。 执行体系的弊端：执行体系内各部门分工不明，职责不清，相互不配合，不支持，推诿、扯皮，妨碍决策指令的顺利执行，无法完全达到预期目标。 3、决策实施阶段 决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的实施决策。 在决策实施过程中，秘书的参谋辅助具有独特的作用 ： 对谋求认同的辅助 对纠正偏差的辅助 对行为失范的辅助 对克服失误的辅助 对克服运行失调的辅助 弥补决策疏漏的辅助 对适应环境变化的辅助 对