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档案管理制度 目的 1.1 为加强公司档案标准化、规范化管理。 1.2 为实现公司信息管理的数字化、网络化奠定基础。 适用范围 2.1 适用于集团公司及全资或控股分公司、子公司，参股公司参考执行。 2.2 适用于公司纸质档案、电子档案及实物档案等的管理。 2.3 公司会计档案、员工个人档案不在本制度适用范围内。 定义 3.1 公司档案：是公司在各项管理工作、生产及经营等活动中直接形成的，具有查考价值的各种文字材料、图纸、表格、声像等不同形式不同载体的历史记录。 3.2 类目：是档案的基本单位，是构成档案分类表的主要成份，表示某类档案的概念。 3.3 类目代号：是类目的标记符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。 3.4 收集：行政办公室接收及征集档案和有关文件资料的活动。 3.5 移交：按照规定把档案交给行政办公室保存的过程。 3.6 接收：行政办公室收存档案的过程。 3.7 鉴定：对档案真伪和价值进行判断。 3.8 整理：档案管理员按标准规范对完成移交手续的文件资料（含电子文件、实物档案）进行整理、归档的过程。 3.9 登记：登记档案和档案管理有关数据的过程。 3.10保管期限：对档案划定的存留年限。 3.11保管：档案的管理者为维护档案的完整与安全的基本职责。 3.12 保护：防止档案受损，延缓档案褪变和抢救、修复受损档案的活动。 3.13销毁：经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。由档案管理员担任销毁人，行政办公室主任担任监销人。 3.14档案鉴定小组：由各部门经理组成，对保管期满、丧失保存价值的档案进行鉴定的小组，由行政办公室主任担任组长，公司档案管理员担任小组秘书。 3.15题名：文件标题。没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加[ ]号。 基本规则 4.1 公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，同时做好密级档案管理工作。 4.1.1 行政办公室作为公司档案工作主管部门，统一管理公司档案，负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关资料，对不同属性的档案实行不同的立卷、存放、保管及使用管理，确保档案的完整、系统、准确、安全和有效利用。 4.1.2公司实行部门、公司两级档案管理制度，由行政办公室负责统一管理公司档案，并统一领导公司各部门档案管理工作，对公司各部门档案工作进行指导、监督和检查。各部门指定专人负责管理部门档案，由部门档案管理员负责将本部门的档案收集、整理并及时移交行政办公室归档。 4.1.3 档案密级划分标准 4.1.3.1绝密级（★★★）： 4.1.3.1.1尚未公布的自营投资决策。 4.1.3.1.2尚未完成的项目方案。 4.1.3.1.3财务电脑软件、操作指令及操作人员口令、密码。 4.1.3.1.4不良资产处置报告、评估文件、项目分析等相关信息。 4.1.3.1.5其他直接影响公司权益和利益的重要决策。 4.1.3.2机密级（★★）： 4.1.3.2.1资金分析报告、存款信息。 4.1.3.2.2有关业务运作的原始合同及协议、方案、对策。 4.1.3.2.3客户的各项资料。 4.1.3.2.4具有操作性建议的市场调研报告。 4.1.3.2.5董事会下发的文件、资料。 4.1.3.2.6公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公 司经营情况等。 4.1.3.2.7项目可研及评估文件、详规设计文件及户型设计图。 4.1.3.3秘密级（★）： 4.1.3.3.1各项业务合同、协议、契约及其附件。 4.1.3.3.2各年度财务收支计划，各年度业务经营计划。 4.1.3.3.3投资账簿、投资项目、收益率、投资金额。 4.1.3.3.4会计月报表、季度报表、年终决算、各年度明细分类帐及总分类 4.1.3.3.5会计凭证及会计档案。 4.1.3.3.6财务分析报告和财务分析资料、报表。 4.1.3.3.7了解的公司及部门有关的秘密情况。 4.1.3.3.8处于调查中的项目情况报告、决策意见。 4.1.3.3.9有关内部财务制度、管理办法、内部报表、业务记录、各项业务统计台帐、责任会计台帐、内部掌握筹资成本。 4.1.3.3.10有关法律事务处理过程中形成的文件。 4.1.3.4重要文件 4.1.3.4.1公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、投资证明、出资证明等。 4.1.3.4.2整合型管理体系认证证书及文件，商标注册等知识产权资料。 4.1.3.4.3项目中标文件；项目前期规划设计文件及各类审批手续；项目竣工验收批复、报告及全部竣工图。 4.1.3.4.4公司获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯、牌匾等。 4.1.3.5 一般文件： 除上述文件以外的其他文件。 4.2 归档范围及保管期限 调用支持性文件《归档范围》；工程部门可参考支持性文件《国