WI-ADMIN-001文书管理-V4.0详解.docVIP

版本号： 4.0 签发人： 陈凯 文书管理规定 文书管理\\server\company上的《收发文登记表》登记，并将系统自动生成的流水号注在文件右上角，然后才可以在各部门流转。 收发文必须在文件登记簿和计算机上同时登记，每周一由行政部指定人员备份上周电子文档并打印。 文档 部门文档：以部门名义签发与接收的文档。 公司文档：以公司名义签发与接收的文档。 管理方法 公司文档由行政部指定人员负责管理，各业务部门由指定人员负责管理（详见附件1.8.4人员分工表）。公司所有文档除在部门存档外，还需交行政部存档（个别文档如仅有一份，可暂由各部门保管，行政部在《收发文登记表》备注栏上注明，各部门使用完毕后交行政部存档）。 收文 收文办理程序包括签收、编号登记、分发、批办、传递、归档。由行政部秘书统一的应统一交行政部秘书由行政部秘书统一登记编号签署拟办意见，送、部门批阅。 公司领导及各相关部门应及时阅文件并签字签名并注明阅文日期行政部各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理需将处理意见或结果标注于并将原件退回行政部归档备案。 根据阅批范围由行政部负责送阅 归档：各相关部门签署意见后，由行政部统一收回并存档。 部门文档收文处理 收文：部门文档由各部门指定人员统一接收。直接发给个人的应统一交编号签署拟办意见，送、部门批阅。 各相关部门应及时阅看文件并签字签名并注明阅文日期各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理将处理意见或结果标注于并将原件退回归档备案。 根据阅批范围由负责送阅 归档：各相关部门签署意见后，由指定人员统一收回并存档，所有收文必须另交一份给行政部指定人员存档。 发文 发文程序拟稿、、、分发、立卷、归档。 拟稿、审核确定发文范围、印发份数和缓急程度，行政部复核后，呈总经理签发。 公司文档经总经理签署后，由行政部进行编号、登记、打印。进行编号、登记、打印。文档编号 对外发文编号采用如下格式予以编号：A-B-C-D A表示项目：按项目名称分类，如：CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海滩花园项目一期；具体参见《收发文登记表》内置编号执行. B表示部门：采用位代码：（、、、……） C表示文档分项：号码采用两位字母数字代码，根据子目录内容不同进行分类，具体参见《收发文登记表》内置编号执行。 D由“流水号”表示。流水号以四位数计如“0001、0002”等，此号为系统生成的大流水号(即序号)。 其他内容：日期、文件名称、收文发文等内容供查询、存档参考，不作为编号编写依据。 举例： 上海滩一期项目设计部发的设计变更，为公司第20个收发文件，则编号为BS1-C-CK-0020 上海滩二期项目市场部收广告公司发广告企划方案，是第一百个需要收编的文，编号为BS2-D-DC-0100 合同编号方式 合同编号采用用如下格式予以编号：A-B-C A表示项目：按项目名称分类，如：CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海滩花园项目一期；具体参见《合同登记表》内置编号执行. B表示主办部门：采用位代码：（、、、……） C由“流水号”表示。流水号以四位数计如“0001、0002”等，此号为系统生成的大流水号(即序号)。 其他内容：日期、合同名称、对方单位等内容供查询、存档参考，不作为编号编写依据。 举例： 华润置地（上海）有限公司的房屋租赁，由人事行政部主办为公司第12个收发文件，则编号为CRLANDSH-A- 0012 上海滩二期项目刊登广告合同，由市场部主办，是第300个需要收编的文，编号为BS2-D-0300 规章制度及表单编号方式 按管理体系文件的层次对规章进行分类： a) 程序文件（包括质量手册、程序文件、制度）； b) 作业文件（包括细则、规章、工作流程、岗位职责等）； c）表单 规章制度文号： a) 程序文件以“QP-部门－编号”格式编写，具体参见《规章制度登记表》； b) 作业文件以“WI-部门－编号”格式编写，具体参见《规章制度登记表》； c）表单以“FM－部门－编号”格式编写，具体参见《规章制度登记表》； d）其他内容：文件名称、实施日期、废止日期等内容供编号、查询、存档参考，不作为编号编写依据； e）所有规章制度编号须由人事行政部统一编写登记，各部门按需要求人事行政部提供规章制度编号。 公司文档 常用的公文种类 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用。 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示事项。 请示：适用于向上级机关请