物流单据、表单管理2015-7-20详解.docVIP

九、物流文件、单据、报表管理规范 1、 目的 为使部门表单管理规范化，防止表单错、乱用物流部所有作业岗位及物流器具、设施管理的操作记录等相关表单3、职责 者负责岗位的文件表单的负责内岗位的文件表单的编制更改3.3职能科长：负责内岗位的文件表单的编制 3.4文员：负责物流部所有、表单的编号保存、回收和 3.5物流部长：负责物流部文件表单批准。4.1 文件分类　　4.1.1 管理性文件：　　a）程序文件；　　b）部门作业指导书； 　　c）其它管理性文件（如各种管理制度、岗位职责、相关支持性文件）；　　d）记录表格。4.1.2 技术性文件：　　a）工艺文件；　　b）；　　c）部门编制的服务规范、质量控制规范、技术标准、检验规范、管理规定等。4.1.3 外来文件：　　a）来自外部的法律、法规、标准；　　b）顾客或供方提供的合同、协议、业务往来文件、安全或质量保证文件等。4.2 受控文件和非受控文件　　4.2.1 文件可分为“受控”和“非受控”两类：　　a）“受控”文件是指受控制并能对其实施更改的文件，为更改通知版本，在文件发生更改时能追溯到全部使用者，并对文件实施更改，以确保其现行有效；　　b）“非受控”文件是指外来文件、无须进行更改控制的文件（包括用于投标、顾客非现场使用及其他特殊发放的文件，等具有时效性到期自动作废的文件），为更改不通知版本，只保证发放时其现行有效不进行跟踪维护。　　4.2.2 受控文件须加盖“受控”印章，分发时应作发放登记，并注分发号。非受控文件由授权人员批准后发放，只作发放登记，不注分发号。对受控文件作为非受控文件发放（如投标、顾客非现场使用）时，应加盖“非受控”印章。　　4.3 文件的形式　　文件可采用任何形式或类型的媒介，如纸张、硬拷贝、电子媒体等。分类 附表一 物流部涉及文件分类 管理类文件 技术类文件 作业类文件 1 产品加工工序卡 各种产品生产作业指导书 2 产品缺陷极限样件接收标准 返工作业指导书 3 设备操作指导书 4 包装作业指导书 5 6 7 4.5物流部文件、表单管理要求 4.5.1物流各种文件及表单编制 由各科室在拟定工作标准文件的同时根据需求编制部门使用表单，在使用前拟定的文件及表单应得到科室科长审核，部长批准，按程序文件规定进行编码管理，交物流文员处，由文员负责向品质部获取文件编号，统一实施，表单具有唯一性，由物流文员登录在“物流表单总汇表”及文件管理台账中备案。见附表二 附表二 文件、表单编制审批 文件、表单类型 审核 批准 编制内容 管理文件类 △■ ◎ 制定公司及部门级的管理性文件 技术文件类 △◎ ◎◆ 拟定产品质量标准 作业类 ★△ △◎ 编制作业指导书 作业表单类 ★ △ 拟定作业需要控制的记录表单 统计表单类 ★ △ 公司及部门需要掌握生产等信息的统计报表的制定 质量表单 △◎ ◎■ 拟定产品质量标准和质量要求控制的表单 物流器具类表单 ★△ △◎ ◎■ 物流器具管理类表单和台账 备注：1、岗位分别表示：“■涉及部” 文件表单编制必须按要求编入相关内容并编制审批权限进行审核和批准后方可提交给物流部文员登记并物流部文员提交给品质部编号后方可投入使用。附表三 物流部表单管理一览表 表单名称 操作要点 表单填写人 使用单位 单据整理排序方式 整理周期 保存期限 文件介质 表单储存地点 责任人 备注 单位一 单位二 单位三 单位四 　 　 1 工序交接清单 二维码系统操作 螺纹、表面处理、热处理、外协收货员 螺纹、表面处理、热处理、外协收货、包装科 日期排序 每日排序整理 手工3个月电子长期 纸质/电子 包装科 　 　 　 交接员 　 2 送货单 按表格要求使用者签字确认 仓管员、物流司机 仓管科、三方物流、财务、客户 日期排序 每日排序整理 3年 纸质 仓管科 财务 三方物流 客户 仓管员、会计 　 3 量产品加工工序卡 品质部负责随料摆放，按工序确认盖章，交接员接收货物时确认加工工序卡没有丢失 检验员确认产品合格并盖章 包装车间、成品仓库 日期排序 每日排序整理 15年 电子 品质部 　 　 　 检验员 　 4 工序卡补卡申请单 产品加工工序卡丢失由交接员申请，品质部补发 包装交接员 包装科 日期排序 随时 3个月 纸质 品质部 　 　 　 成品检验员 　 5 返工交接单 仓管员按返工作业指导书要求填写返工交接单 仓管员 包装车间、需要返工的责任部门 日期排序 每日排序整理 3个月 纸质 包装车间 责任部门 仓管科 　 返修部门