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办公表格实用案例专题培训 鞍钢教育培训中心 授课内容 工作表美化 数据保护 函数的使用 设置数据有效性 自动获取数据 拆分、冻结工作表 数据的高级筛选 制作工资条 制作数据透视图 前言 Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算， Excel的数据处理功能在现有的文字处理软件中可以说是独占鳌头，几乎没有什么软件能够与它匹敌。在您学会了Excel的基本操作后，是不是觉得自己一直局限在Excel的操作界面中，而对于Excel的函数功能却始终停留在求和、求平均值等简单的函数应用上呢？难道Excel只能做这些简单的工作吗？其实不然，函数作为Excel处理数据的一个最重要手段，功能是十分强大的，在生活和工作实践中可以有多种应用，您甚至可以用Excel来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系统。 一、工作表美化 先选定要设置的单元格，格式/单元格。 例题 零售商品验收单.xls 制作一个如图所示的发货单。 练习： 制作请购单 自动更正选项 简化重复录入文本 工具/自动更正选项 二、数据保护 1、保存工作薄 “工具/保护/保护工作簿/结构”是保护工作表每一页的名称、位置、个数不被改动，被保护之后，你不能修改工作表名称，也不能插入或删除工作表。 “工具/保护/保护工作簿/窗口”是保护工作表每一页的拆分，冻结窗格等的保护。 　注意：上述两种方法只是对excel的结构和窗口进行保护设置。 如果你不想别人打开或修改你的工作簿，就想法加个密码吧。 工具-选项-安全性 打开权限密码:打开Microsoft Office Excel时需要密码; 修改权限密码:打开不需要密码,只是修改才需要密码。 　　 　　注意：不要忘记你设置的“口令” 2、保护Excel某些表格输入内容防止更改 全选表格/右键/设置单元格格式/保护/把锁定前勾去掉 再选要保护的单元格/右键/设置单元格格式/保护/锁定勾上 然后菜单选择工具/保护/保护工作表/设密码 /未锁定单元格 练习： 将“练习”中的“零售商品验收单”前4行进行保护，防止他人更改！ 三、函数介绍 Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。 参数：可以是数字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的逻辑值、数组、形如 #N/A 的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数，还可以是数组、单元格引用等。 数组：用于建立可产生多个结果或可对存放在行和列中的一组参数进行运算的单个公式。在 Microsoft Excel有两类数组：区域数组和常量数组。区域数组是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式；常量数组将一组给定的常量用作某个公式中的参数。单元格引用： 常量：常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。 嵌套函数：将某函数作为另一函数的参数使用。 函数的结构：以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。 公式选项板：帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。单击编辑栏中的编辑公式按钮，或是单击常用工具栏中的粘贴函数 按钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。 2、使用函数的步骤 单击需要输入函数的单元格，单击单元格C1，出现编辑栏 3、函数的种类 Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。 4、巧用Excel帮助来理解函数 四、函数的应用 1、IF 函数 用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，也称为条件函数。它的应用很广泛，可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。 语法为：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。 第一个参数为条件，若为真，结果为第二个参数内容，否则为第三个参数内容。 IF函数可以嵌套七层，用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。 例题：打开“练习.xls” 列车时刻表，