《档案管理模块》资料.ppt

内 容 档案基本概念（一） 档案基本概念（二） 档案系统配置 档案各数据库说明 档案归档(一) 档案归档(二) 档案申请 档案申请分权限申请和档案借阅； 对于发布出来的档案，其索引是公开的，但档案本身是受阅读权限控制的； 如果没有查阅具体档案的权限（一般为电子档案），则可以进行档案查询权限申请； 对于实物档案，可以进行档案借阅，系统自动根据流程处理档案借阅信息，对于到期借阅，系统自动进行催还； 驳回处理。 档案处理 内容总结 档案有很多国家标准，所以对一些比较常用的概念要熟悉； 企业的档案管理不像正规的档案馆对档案管理要求很高，企业档案管理相对来说更灵活些； 档案管理是个很大的内容，有很强的专业性，本系统只是完成了初步的功能； 目前只支持按件归档，后期根据项目情况再考虑是否同时实现按卷归档。 神州数码管理系统有限公司 Digital China Management Systems Limited 产品应用(技术类) __《档案管理》 高端OA 产品部 李壮志 时间安排 预计总用时：60分钟 一、内容介绍 （40分钟） 二、系统演示 （13分钟） 三、提问问题 （3分钟） 四、交流讨论 （4分钟） 第一节、档案基本概念 第二节、档案系统配置 第三节、档案各数据库说明 第四节、档案归档 第五节、档案申请 第六节、档案处理 第七节、其他说明 内容总结 第一节 档案基本概念 注意是“企业档案管理”，不是国家正规的档案馆的档案管理； 档案归档有两种方式，一种是按卷整理，一种是按件整理，按件整理是国家在2000年发布的一种新的简便的归档方法，主要原因是以前的按卷的归档方式太麻烦，现在国家基本上推荐这种方式，但因为时间还不长，所以很多企业目前还是按卷或者是两种方式都有，两种方式都有的另一个原因是根据档案类型的不同，有些档案适合按件归档（比如文书档案），而有些档案适合于按卷整理（比如科技档案、财务档案）； 本系统的采用的是按件归档，根据企业的实际情况（一个企业一般只有一个全宗），本系统目前只支持单个全宗； 档案整理时，一般都要进行类别划分，划分的种类有多种，常用的是按问题或者组织进行划分（还可以按地理位置、按作者等），系统目前采用按组织（问题）进行划分； 档案显示时也可以按多种方式进行显示，系统采用目前比较常用的“年度+类别+保管期限”这种方式进行显示，除了这种方式，还有“年度+保管期限+类别”或者“类别+年度+保管期限”等等，就是这三个名称来回组合，采用不同方式的主要根据是档案的多少； 第二节 档案系统配置 类别及权限； 件号生成方式及如何扩展； 档号生成方式； 分库机制； 其他配置； 第三节 档案各数据库说明 Z.A.17.00 档案管理首页 Z.A.17.01 档案管理配置库 Z.A.17.02 档案管理流程审批库 Z.A.17.03 档案管理内容库 Z.A.17.04 档案管理附件库 Z.A.17.05 档案管理借阅申请库 Z.A.17.06 档案管理变更库 Z.A.17.07 档案管理显示框架 Z.A.17.08 档案管理索引库 Z.A.17.09 档案管理利用库 Z.A.17.10 档案管理辅助功能库 第四节 档案归档 档案进行归档时，主要就是填写编目信息和编号信息，编目就是档案的一些基本字段的设置，编号就是设置类别、流水号和档号；系统采用了标准的档案编目和编号字段； 不同的归档方式（按件、按卷），其档案号的组成是不一样的，对于按件归档，要求档号是由：全宗号、类别号、保管期限号、年度、件号组成；但标准中不要求这几个字段的组成顺序，系统支持随意设置顺序； 对于件号的生成方式，标准中也没有明确限制，所以每个企业组成方式也不同，目前系统支持两种件号生成方式，并可以根据需要进行扩展； 系统进行档案年度划分，每个年度的档案归到该年度的档案库中，对于档案的附件采用了自动分库处理；可以查看每个档案库的数据量和文档个数以及附件分库情况； 可以为每年的档案建立多个档案盒，并且按标准填写档案盒的信息，在归档时每个档案都隶属于一个档案盒，方便以后查询统计； 可以为每年的档案建立多个档案盒，并且按标准填写档案盒的信息，在归档时每个档案都隶属于一个档案盒，方便以后查询统计； 系统中用到的一些选项字段完全自定义配置：保管期限、保密级别、载体类型、文种等； 归档时，可以直接从收发文和签报库中进行归档，系统会自动将收发文和签报的附件和相关内容继承过来，也可以手工进行收发文签报的归档内容填写； 系统会自动根据规则生成件号和档号； 归档结束后，档案会自动拷贝到相应的档案库中，并建立索引； 如何扩展档案来源？重点； 第三节 档案申请 第四节 档案处理 对于已归档的档案，管理员可以进行重新签定：变更密级、变更保管期限、