第四节采购业务实施与组织——采购与付款控制精要.pptVIP

第四节：采购业务实施与组织 采购和付款业务控制 1、材料采购成本在企业经营中占很大比重，且在很多行业有上升趋势。 ◆极端例子： ①石油精炼业，原材料成本占销售价格的80%； ②制药业，原材料成本还不到30%。 一、采购控制的意义 2、降低原材料成本是增加利润的基本途径 如：某企业今年的销售额为1亿元，其中物料成本占60%，人工成本占15%，税前利润为10%。该企业希望明年的税前利润能增加1百万，即从现有的1千万增加到1千1百万。有以下三种途径： 基 本 途 径 现状改变幅度 1、增加销售额1千万 2、人工成本降低1百万 3、物料成本降低1百万 1千万/1亿=10% 1百万/1千5百万=7% 1百万/6千万=2% 二、采购和付款控制措施 1、职责分工 不相容职务分离 岗位轮换 请购与审批；询价、供应商选择与审批；采购合同的拟定、审核与审批；采购、验收与相关记录；付款的申请、审批与执行；往来款项的核算与付款执行。 2、授权审批 1、按照销售订单和库存要求来决定采购审批。 2、审批人应根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 3、经办人在自己的职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务，未经审批的采购与付款业务不得办理。 4、经办人有权拒绝办理审批人超越授权范围审批的业务。 5、对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。 案例：某机械厂的采购控制 某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处理。企业发生如下情况： 由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标，因此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一组决定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖2吨。获利3000元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30吨，采购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金，50吨钢材的价钱可以购人该合金40吨,而40吨合金可以充当80吨钢材使用。采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入40吨合金,然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只能相当于45吨钢材的用途。 要求： 说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。 1）盲目采购，导致物品超储积压或供应脱节 2）不相容职务未予分离 3）收受回扣、中饱私囊 4）虚报损耗、中途转移 5）混淆采购成本 6）验收不严、以少报多、以次充好 7）采购与付款业务凭证流转不畅，存在随意性 8）往来结算账户记录不全、账目不清 3、请购与审批控制 制度建立 请购控制 采购申请制度 采购预算管理制度 采购审批制度 原材料或零配件的请购 临时性物品的采购 特殊服务项目的采购 请购审批 采购审批人员检查 同意请购，资金预算人审批 4、采购与验收控制 ——采购 选择供应商 采购方式 采购价格 4、采购与验收控制 ——订货控制流程 1、审查每份请购单的请购数量； 2、检查使用物品或劳务的部门主管是否在请购单 上签字； 3、对每份购货订单进行编号； 4、在购货订单向供应商发出前，审查购货订单的 有效性——订单是否有授权人的签字、是否有 请购部门主管批准的请购单作为支持凭证； 5、由独立人员复查购货订单的编制过程和内容。 4、采购与验收控制 ——验收流程 A、审核凭证 B、检查数量 C、检验质量 1、验收工作须由独立于请购、采购和财务部门的人员 担任； 2、验收部门的控制责任主要是货物的数量和质量。应 根据购货订单的质量和数量要求独立地检验收到的 货物（商品的品名、说明、数量、到货时间以及商 品有无损坏等）； 3、验收部门对已收货的每张订购单编制一式多联、预 先编号的验收单，货品送交仓库或其他请购部门时， 要求对方在验收单上签字，并将其中一联送交财务 部门。 案例：国际酒店的水晶灯 2007年10月1日，国际酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店，该酒店不仅拥有装潢豪华、设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜和海派家常菜肴，为中外客商提供各式专业和体贴的服务。由于集团公司资金雄厚实力