物业管理档案建立与管理培训-教案.pptVIP

2、档案的建立的四个环节 物业档案建立 收集 收集——是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作 收集的关键是尽可能完整 完整的档案收集体现在三个方面 从规划设计到工程竣工 从地下到楼顶 从主体到配套的技术资料 整理 整理的重点是去伪存真 留下物业管理有用的资料 归档 归档——指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，可按每一建筑分类，也可按系统项目分类 形式——在物业管理中可采用原始资料与计算机档案管理双轨制，以确保储存方式的多元化 尽可能将资料转化为计算机磁盘储存以便于查找 录象带、录音带、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化 房地产E网 归档管理 对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存 档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期及保密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存 为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮 归档作用——“十清” 物业来源清 物业数量清 物业质量清 物业价值清 结构类型清 设备设施清 绿化苗木清 租金费用清 使用情况清 维修更新清 使用 检索——计算机网络技术 审批——按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅 手续——借阅手续的办理（借、还登记；检查完