物业公司文件管理规定.docVIP

文件名称 公司文件管理规定（一） 制定 办公室 批准 生效日期 2013年 月 日 公司文件管理规定（一） 一、文件管理范围： 公司文件管理包括公司所有各个方面的文件：对内、对外、纸质、电子、影音制品，以及外来的法律法规、函件、下发文件、公司对外提供的证件、复印件等等，也包括书写格式、审核审批、档案管理等，范围广泛，后续公司会根据实际情况制定相应的规定，陆续发布。 二、文件分类 1、内部文件:包括 1.1内部行政公文:如决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、会议纪要； 1.2事务文件:如计划、总结、方案、策划等，也包含财务报表、工资表等； 1.3制度文件：如制度、办法、规定、质量体系文件、作业指导书、所有质量记录表格等；包含请假单等； 1.4财务文件：各种单据等，按照财务管理、分类执行； 2、外来文件：其他单位来函、通知、要求、法律法规文件等，包括集团公司发文； 3、对外发文：如函件、投标书、报告、回复、告知、提示等，包含对集团公司发文、对业主的温馨提示、提醒、业主手册、防火责任书等； 4、经济合同：包括公司与所有内、外单位、个体所签订的协议、合同等，如物业服务合同、委托合同、员工劳动合同、经济合同等，包括质保期内第三方工程施工合同。 二、文件格式规定 1、质量体系文件和记录表格按照已经颁布的式样执行，不得随意更改，执行体系文件的相关规定； 2、决定、通报必须采用红头文件格式下发，按照公司统一的模板及相关规定执行； 3、涉及行政管理的规定、制度、办法、规则等，必须在文件标题前加文件的制定、批准及生效日期栏，字体为四号楷体，批准栏必须为批准人签名，签名后下发各相关部门；见附件模板5 4、公司所有对内、对外文件除《业主手册》、财务报表、Excel表格外，必须有统一的页眉、页脚及页边距格式，格式如下： 4.1页边距：上2.5厘米、下2.5厘米、左2.8厘米、右2.5厘米，页眉1.5厘米、页脚1.75厘米，页眉页脚文字为小五楷体、公司中文名称为五号楷体加黑，内容、logo内容等都应统一；页脚中包含文档的页码及页数，可参照本文本执行；直接将公司中英文字及logo标志复制即可，标志与文字之间的距离已经设定，请不要轻易移动。 4.2标题：正标题字体大小：小三宋体字加黑,居中; 副标题字体大小：四号宋体字加黑；稍微错后；也可以前面加破折线； 正文：在标题下空一行空2格起书写，空行字体大小为小四，行文采用宋体小四号字，行距为1.5倍行距。如采用带有中文“一、二、三…………”或阿拉伯数字起段的,全部顶头,后续行文内容不允许超过起段的数字,参考本文档执行; 结尾：根据文种的要求，结尾部分要恰如其分，注意表达工作礼节。 (1)上行文：a.不要求回复的，可用“特此报告，请审阅”等；b.要求批复的，可用“妥否，请批示”等。 (2)平行文：可用“特此函告”、“此致敬礼”等。 结尾还包括名称、日期等落款，名称应写全称，日期采用中文年月日加阿拉伯数字。结尾和正文应有4---5行间距，稍微靠后； 附件：采用宋体小四号字。附件内容另附文。 标题书写位置：在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号)。如：“附件：《xxxx年度方针目标》”。 4.3文尾：报告、请示、函件等一般带有文尾，在文件最后一页最下面，文尾用分割下划线和文档进行分割，与文档宽度平齐；全部采用下划线形式书写； 关键词（主题词）：字体为楷体，四号，居左；词汇之间以逗号分隔； 报（呈）送：字体为楷体，四号， 居左； 抄报、抄送单位：采用楷体四号字；无需抄报或抄送，则将抄报、抄送栏空出。 签收及日期：函件必须要有签收及日期；关于文尾的规定除函件必须要有“签收人及签收日期外”，其他不做硬性规定要求，文尾格式模板见附件9。 5、方案、合同、策划、责任书、总结等必须带有封面，样式如下： 5.1 投标方案、对外合同等模板：见附件模板1 5.2 内部的方案、策划、总结等，见附件模板2； 5.3记录、文件封面见附件模板3； 5.4 责任书封面见附件模板4； 封面必须带页眉和页脚，字体大小、字体、按模板执行，对外的投标方案、上报集团公司的方案等可插入图片，要求美观大方。文件名称可竖排、也可横排，要求排版匀称美观。 三、文件审批、审核规定 1、内部文件：包括内部行政公文、事务性文件、制度文件 1.1属于公司范围内、通用的行政公文、事务性文件、制度文件由拟定人（行政、制度文件一般由办公室员工、质量文件一般由综合部质量管理员）草拟，报部门经理、主管副总审核，最终必须经总经理审批后发放执行；属于部门范围内的，最终由部门经理审批执行即可； 1.2作业指导书（经管理者代表审批）、质量记录表格为部门级文件，按照公司质量体系文件要求进行签字、审核；详见《XGMWY-QP-CX-0