环境管理沟通程序.docVIP

制定部门 管理部 制定日期 2004．8 生效日期 2004．9．1 总 页 数 5 受控状态 分 发 号 修 订 履 历 修订状态 修订日期 修订内容提要 修订页 修订单号 备注 批 准 审 核 制 定 目的:建立并保持信息交流之程序,使环境信息有序流动,并得到及时反馈与处理,确保公司内部不同部门之间及与外部相关单位之间及时地互通信息,使环境信息的传递和处理处于受控状况. 适用范围:适用于本公司环境议题对内、对外沟通处理. 组织权责: 环保小组:公司环境信息的综合管理部门,负责内﹑外部环境信息的交流和管理,并向环境管 理代表报告环境信息. 各部门:负责相应业务范围内环境信息的交流和处理,并配合环保小组的信息交流工作. 环境管理代表:负责重大环境信息处理之审核. 作业程序: 总则 信息交流的途径可以是口头或书面文件,以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具. 环境沟通信息分为内部信息和外部信息. 内部信息交流 公司的环境管理方针﹑环境管理体系的有关要求﹑环境知识,由品保部通过各种形式(文件﹑手册﹑电视台﹑报纸﹑画册﹑电子网络﹑张贴于门前﹑写于外围墙、会议记录、联络单、小卡片)传达到每一个员工,以增强员工的环保意识. 品保部将环境因素和有关环境管理方面的国际、国内法律﹑法规、客户技术标准及其它要求的信息,以上信息来源于客户分发、e-mail、购买获取,获取后报环境管理代表,信息及其来源的妥当性,当确认无误后,品保部以联络单及时报告给环境管理代表、环境管理负责人、经营负责人和相关部门,法律、法规和客户技术标准等,则由DCC依“文件管制程序”之外来文件管制和分发. 环境管理体系运行中产生的信息由其产生单位及时传递到相关部门和人员,重要的内部环境信息需作成记录送品保部备存. 对公司员工有关环境方面的抱怨和建议由各相关部门及时收集并反馈给品保部, 环保小组协同有关部门制定解决方案并跟踪检查落实情况,将结果以会议记录或联络单反馈给相关部门并上报环境管理代表. 紧急状态下的信息由产生部门直接报环境管理代表、环境管理负责人或最高主管. 内部信息交流要求: 环境方针以板报、小册子等为宣传工具公诸于众. 活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到环保小组,要求答复的必须在3日内予以答复. 紧急状态下的信息按异常处理程序办理. 不符合,纠正与预防措施实施单位必须在整改过程中将信息传递到环保小组. 传递接收方必须做好记录. 外部信息交流环境管理系统应对客户或外部利害相关体就相关环境事项议题进行沟通。 外部沟通内容 环境小组统筹,将公司的环境管理方针及有关要求传达相关方. 品保部将收到上级主管部门的环境文件呈报环境管理代表后做出及时处理. 外部环境(含客户)检查,参观,访问由环保小组接待安排并将结果报给环境管理代表. 公司的其它部门若收到有关的法律﹑法规和标准时,如资源,能源,消防等法规,应及时传递到环境管理代表和环保小组成员. 相关方的信息(包括:环保部门,社区居民,顾客抱怨),由品保、管理部、业务分别接收. 紧急状态下按异常处理程序办理. 外部信息处理 环境管理代表及环保小组需及时修改或定期收集地方政府有关环境方面和国际、国家有关环境法律、法规之规定,以上规定应及时传达各部门. 其它接收单位搜集所得之客户环保要求后,应确认其内容,若有岐义需及时与客户沟通确认,经确认无误后填写「内部联络单」连同客户要求之资料移转给对应的环境管理代表及环保小组(若需翻译才能理解客户要求,则由市场或有此能力的单位进行翻译工作),若为标准类文件,则透过“文件控制程序”中外来文件管理予以管制.并分发给各相关单位(含海外营业点) 客户环保要求外之外部意见藉由电话(传真)、来访、书信等方式传达于公司后，接收单位需记录有关环境管理要求,并将之登录于「内部联络单」,记录内容包含时间、意见来源、接收人等，一般性环境信息,由各对外部门自行处理,制定对策,付诸实施,最后将处理结果由该部门及时通报给品保部和相关方. 对于涉及重要的环境因素的外部联络由环境管理责任人召集相关人员参加专题环保会议,讨论并决定处理意见,会议精神及处理结果由环保小组通报相应的外部机构及相关方,并将回馈结果记录在「外部环保意见记录表」上,作为追踪确认记录. E.经会议决议后之环境改善行动由环保小组负责后续追踪及记录。 F.若为申报资料、开会、文书作业等通知，则由环保小组径行处理，其记录及相关资料应保存三年以上. G.当外部法律、法规和客户之环境要求有