档案收集及归档程序资料.docVIP

1 范围 本程序适用于对档案在收集和归档活动中全过程的控制。 本程序适用于重庆长安汽车股份有限公司（以下简称“公司”）本部、全资及控股子公司。 2 目的 统一、规范公司在档案收集和归档的流程和要求，及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题，有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。 3 术语和定义 3.1 企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。 3.2 档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。 3.3 收集：档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。 3.4 科学技术档案（以下简称科技档案）：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 3.5 文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。通常是记录所从事的党群管理、管理、管理等各类管理活动办理完毕的有保存价值的具有完整体式和处理程序的材料。项目归档要求各交付物））） 图1 档案收集及归档流程图 5.3 流程说明 5.3.1 档案收集及归档流程说明见表1 表1 档案管理流程说明 序号 活动名称 执行者 执行时间 输入物 参考文件 交付品 1 拟定、下发申报年度归档计划通知 标准化档案处 10个工作日 《企业档案工作规范》 通知 2 归档计划申报 归档部门 10个工作日 通知 《企业档案工作规范》 申报计划 3 编制、下发申报年度归档计划 标准化档案处 10个工作日 申报计划 《企业档案工作规范》 年度归档计划 4 按归档要求准备归档资料 归档部门 《年度归档计划》 《企业档案工作规范》 归档资料和《科技文件材料积累登记表》 5 按时间节点检查、考核 标准化档案处 5个工作日 归档资料 《科技文件材料积累登记表》 《企业档案工作规范》 归档资料 6.1 编制档案验收报告 标准化档案处 5个工作日 归档资料 档案验收报告 6.2 其他档案移交资料 归档部门 1—5个工作日 归档资料和移交清单 归档资料 7 科技档案组织评审，移交资料 归档部门 1个工作日 归档资料 《企业档案工作规范》、《中国兵器装备集团公司档案工作管理办法》 归档资料 8 参加评审，接收资料 标准化档案处 1个工作日 归档资料 《企业档案工作规范》 《科技文件材料移交清单》和归档资料 9 检查、审核 标准化档案处 1-5个工作日 《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料 《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料 10 编写《归档说明》（重要的基建项目） 战略规划部 《科技文件材料移交清单》和归档资料 《科技文件材料移交清单》、归档资料和《归档说明 11 归档 标准化档案处 0.5个工作日 《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料 《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》、《归档说明》和归档资料 6 记录 序号 记录名称 格式 记录编号 管理部门 保存期限 1 科技文件材料积累登记表 附录B.1 标准化档案处 2 科技文件材料移交清单 附录B.2 标准化档案处 3 文书档案移交清单 附录B.3 标准化档案处 4 会计档案移交清单 附录B.4 标准化档案处 5 人事档案移交清单 附录B.5 标准化档案处 7 附录 附录A 参考标准 附录A.1 产品档案归档基本范围与保管期限参考表 序 号 基 本 范 围 保 管 期 限 1 计划决策阶段 1.1 调查研究 1.1.1 市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告 10年 1.1.2 技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告 30年 1.2 决策 1.2.1 发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同 永久 1.2.2 专题分析报告、专题会议纪要 30年 1.2.3 研制计划、方案、方案论证报告 30年 2 设计阶段 2.1 产品研究、设计计划 30年 2.2 技术、经济初步评价 30年 2.3 研究试验大纲、试验报告 30年 2.4 产品设计标准 永久 2.5 技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告 30年 3 试制阶段 3.1 试制 3.1.1 试制计划、方案、规程、报告 永久 3.1.2 工艺研究报告、工艺总体方案论证 永