设备档案归档验收办法要点.doc

设备档案归档验收办法 1 总则 1.1 为了规范彭水水电站设备资料的移交和设备档案的制作，保证设备档案的齐全、完整、规范，特制定本办法。 1.2 本办法适用于彭水水电站基建期和生产期购买的所有设备和备件的资料。 1.3 供货商在办理结算前，必须按照本办法的要求向档案室移交资料，方可结算。 2 归档范围 2.1 根据合同约定的内容移交资料，均要求原件（手签＋红章）归档。 2.2 对于合同规定不明确的，要求供货商按照行业惯例移交设备资料，包括产品合格证、质量证明书、出厂试验报告、安装使用说明书、图纸、装箱单（根据实际情况可有所增减）；设备制造项目，还要求移交制造过程各项检验记录及材质证明，往来公文，工作联系单，设计联络会、协调会、验收会纪要等管理性文件以及制造过程照片。 2.3 重要的外购设备、外购部件、原材料的基本资料。 2.4 特种设备必须移交相关资质证书、试验检验报告、质量证明文件。 2.5 合同主设备是进口设备的，除说明书和图纸外，还要求移交原产地证明、质量证明、数量重量证明、熏蒸证明、出厂测试报告、装箱单。 2.6合同主设备是进口设备的，遇到国外厂家未给所产设备签发质量证明文件的情况，由合同供货商开具质量证明书；进口设备是合同附属设备时，遇到国外厂家未给所产设备签发质量证明文件的情况，视该设备的重要程度来确定是否要求供货商开具质量证明书。 2.7重要设备的合格证要按台进行归档，普通设备（如阀门、灯具等）的合格证则不用每台设备都归，仅每种型号的合格证归档一个即可。特种设备的合格证要按台归档。设备整机的合格证归档后，其零部件、组件的合格证视其重要程度决定是否归档，不作硬性要求。 2.8 出厂检验报告的检验对象合计起来必须涵盖所有主设备，方视为齐全完整。设备整机的出厂检验报告归档后，其零部件、组件的出厂检验报告视其重要程度决定是否归档，不作硬性要求。 2.9 若合同无明确规定，备品备件的资料不作硬性要求，视随机资料实际情况进行归档。 2.10设备开箱验收文件（《物资收货单》）和现场调试文件（《初步验收合格证》）。 2.11 设备监造项目，其监造单位的档案归档范围如下： 1）监造细则、监造计划 2）设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表 3）设备制造质量控制文件、监造测试记录 4）开工、复工报审表，开工令、停工令、复工令 5）监造质量问题通知单及回执（闭环） 6）监造工作联系单 7）措施、工艺报审及审核批复 8）进度控制文件 9）监造日志 10)监造月报、季、年报 11）其他业务往来文件（含红头文件） 12）监造协调会会议纪要 13）设计交底 14）图纸会审纪要 15）设计通知、变更、技术要求说明 16）设备监造签证书 17）设备验收、交接文件 18）设备制造结算控制文件、支付证书 19）监造项目大事记 20）专题报告（进度、质量等）、监造工作总结报告 21）监造项目验收报告 22）电子版光盘、照片及声像资料 23）监造认为应该归档的其他文件 3 归档要求 3.1收集齐全的设备资料，除原件外，再制作一套副本（重要设备图纸需三套）。副本可以是复印件。不论原件还是复印件，页面上的文字、数据、图形、表格等内容必须清晰可辨，页面整洁，无脏污。 3.2 设备资料较少的，预计组卷后不多于8卷的（由档案室估算），不要求供货商进行整理，仅移交齐全即可。 3.3 设备资料较多的，预计组卷后多于8卷的（由档案室估算），要求供货商指定专人，按照3.4～3.20的要求进行资料的整编。 3.4 整理原则按照设计联络会、工作联系单、往来公文、验收会等管理性文件（实际无此类文件则此部分可忽略）－开箱验收文件－装箱单－合格证－质量证明书－出厂检验报告－资质文件－说明书－图纸－重要外购设备及外购部件资料的顺序进行排序。 3.5 A4以上幅面的图纸必须用手风琴折法折叠成A4大小；对于不规范的幅面需要进行裁边，以便折叠后的尺寸能到位。 3.6 整理后，进行组卷。组卷（即规划哪些资料放一个盒子）时，按照每卷不超过200页的原则组卷。通常，管理性文件单独组卷；重要外购设备和外购部件资料单独组卷；安装使用维护说明书单独组卷；图纸单独组卷；余下的开箱验收文件与合格证、检验报告等文件可以一起组卷；当资料较少时，说明书和图纸可以一起组卷，说明书在前，图纸在后。 3.7 设备制造竣工图每张图为一件，逐件加盖竣工图章和档号章。 3.8 设备制造项目的资料，其各项检验记录每页均要加盖厂家公章，且厂家负责人、监造负责人签字要完备。 3.9 组卷后，编写页号，编制卷内目录（格式见附件1）。若是供货商进行组卷的，除编制卷内目录外，再编制档案移交目录（格式见附件2），并将两目录电子版提交档案室审查。经审查无误后，方可编写页号。 3.10 编页号用铅笔，正面写在右