工程项目档案归档要求.doc

工程档案归档工作要求 一、项目文件的收集 各参建单位要设专人负责工程各个阶段形成的文件材料的收集、积累、整理、归档工作，名单上报档案室。 要确保归档文件的齐全完整，按照项目文件归档范围进行收集（见附件1）。 确保文件的准确性，项目文件文字内容、施工记录所记载的数据、设备图纸与安装记录、竣工图与现场实物都应准确并与实际相符合。 归档的文件材料必须是原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。（如钢材、混凝土等材料证明书、测试报告等允许复印件，但要在复印件上加盖厂家或经销商红章） 归档的文件材料要字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备；需永久、长期保存的文件不应用易褪色的字迹材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔、印台油等）书写、绘制。 项目文件不得使用不耐久字迹材料，凡因不可控制原因造成的易褪色材料（复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。 归档的文件材料一般采用A4纸。但有许多设备厂家随机出厂的质量证明文件是一些不规则的纸张，为此，应将一些不规则纸张用A4纸粘贴，或折叠成A4纸大小。 竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章（见附图）。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。设计变更单要有修改原因并在原图纸上反映出来或重新出竣工图。 录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件不能使用软盘、可擦写型光盘等不利于档案材料保管的载体材料存储。 二、项目文件的整理组卷 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理。按集团《风电企业家档案分类表（6-9大类）》进行分类组卷。 2、卷内文件排列一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。 3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 4、卷内文件页号的编写：卷内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。已有页号的文件可不必重新编写页号；卷内目录、备考表不编页号。 5、卷内目录的编制：卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样见附件2 序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号； 文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号； 责任者，应填写文件形成部门或主要责任者； 文件材料题名，应填写文件标题全称；文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。 日期，应填写每份文件形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， 页次，应填写每份文件总页数； 备注，可根据实际填写需注明的情况。 6、案卷封面的编制 案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文； 立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门； 起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期； 保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限； 密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级； 档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。 7、卷内备考表（见附件2） 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。 示例：文字材料100页，照片10张，附图1张。 卷内备考表排列在卷内文件之后。 三、项目文件的归档 工程管理部门要做好工程档案的移交和归档工作，向档案室移交时填写移交目录和建设项目档案归档审查表（见附件3）。 1、施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。 2、归档时间： 由公司形成的前期文件、竣工阶段文件、生产准备阶段文件应在文件办理完毕后，按阶段及时归档。 由设备厂家提供主设备文件，无论是由建设单位自行管理的，还是采用委托管理的方式，均应在开箱验收后及时归档。 由施工（调试）单位形成的施工文件，可在单位工程完工并通过验收后，按单位工程分批归档，也可在项目竣工机组投产后集中移交归档。 附件1 沈阳龙源发电有限公司风力发电项目文件归档范围及保管期限 附件2 各种目录 附件3 建设项目档案归档审查表 附件3 建设项目档案归档审查表 建设项目（或单项、单位工程） 名 称 开 工 日 期 竣工验收日期 立 卷 单 位 归 档 卷 数 情 况 说 明 项目竣工文件齐全、完整、