人力资源实用表格函数运用技巧技术报告.docVIP

?1、表格结构设计 ???根据人力资源中对员工信息管理和分析的需要，创建一个工作表，命名为“员工信息”，数据列标题如下图。 ???2、工号的自动连续填充??在单元格A2输入公式“=GTEXT(ROW(A1),0000)”，就得到能够往下连续填充工号的计算公式。这里，ROW函数是获取指定单元格的行号（ROW(A1)的结果就是1，ROW(A2)的结果就是2，以此类推），TEXT函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就是G0001。如果把该公式复制到单元格A3，该公式就变成了“=GTEXT(ROW(A2),0000)”，结果就是G0002。???3、规范姓名的输入，不允许在姓名文字中输入空格??选中单元格B2，设置有效性，其有效性的自定义公式为“=SUBSTITUTE(B2,?,)=B2”，如下图。这里，先使用SUBSTITUTE函数把输入的姓名中的所有空格替换掉，然后再跟输入的姓名进行比较，如果两者相等，表明输入的姓名中没有空格，否则就是有空格，就不允许输入到单元格。 ???4、规范快速输入部门名称??公司部门是确定的，在一定时期是不会变化的，因此可以使用数据有效性来快速规范输入部门名称。假如企业的部门有：总经办、财务部、人力资源部、贸易部、后勤部、技术部、生产部、销售部、信息部、质检部、市场部，那么选择单元格C2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“总经办,财务部,人力资源部,贸易部,后勤部,技术部,生产部,销售部,信息部,质检部,市场部”，如下图。这样，就为单元格设置了一个下拉列表，从下拉列表里快速选择输入某个部门名称。 ???5、快速输入学历名称??员工的学历也是固定的几种。假若是以下几个：博士、硕士、本科、大专、中专、高中，那么也可以使用数据有效性来快速规范输入学历名称。选择单元格D2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“博士,硕士,本科,大专,中专,高中”。???6、快速输入婚姻状况??单元格E2输入员工的婚姻状况。婚姻状况也就两种数据：已婚和未婚，因此也可以使用数据有效性来控制输入，也就是在数据有效性对话框的“来源”中输入“已婚,未婚”。???7、输入不重复的18位身份证号码??每个员工的身份证号码是不重复的，并且必须是18位，因此单元格F2输入身份证号码时也要使用数据有效性来控制。首先将F列的单元格格式设置成文本，然后选择单元格F2，其有效性的自定义公式?????=AND(LEN(F2)=18,COUNTIF($F$2:F2,F2)=1) ??这里，使用LEN函数判断输入的身份证号码是不是18位，即LEN(F2)=18；使用COUNTIF统计在前面已经输入的身份证号码中，即将输入的身份证号码是不是还没有输过，即COUNTIF($F$2:F2,F2)=1；然后用AND函数把这两个条件组合起来。如果两个条件都成立，表明输入的身份证号码有效。???8、自动输入性别??员工性别从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格G2，输入公式?????=IF(ISEVEN(MID(F2,17,1)),女,男)??这里，先用MID函数提取身份证号码的第17位数字，再用ISEVEN函数判断是否为偶数，如果是偶数，该员工性别就是女，否则就是男，判断处理则使用了IF函数。???9、自动输入出生日期??员工的出生日期也是从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格H2，输入公式?????=1*TEXT(MID(F2,7,8),0000-00-00) ??这里，先用MID函数提取身份证号码的中间8位生日数字，再用TEXT函数把这8位数字按照日期的格式转换成文本型日期格式，最后把TEXT函数的结果乘以数字1，将文本型日期转换为真正的日期。???10、自动计算年龄??有了出生日期，我们就可以使用DATEDIF函数自动计算年龄。选择单元格I2，输入下面的公式，就自动得到员工的实际年龄：?????=DATEDIF(H2,TODAY(),Y) ???11、规范输入入职时间??入职时间是一个非常重要的数据，因为要根据这列日期计算工龄，分析流动性。由于这列日期要手工输入，就必须规范输入的入职时间数据合法有效，也就是要输入正确格式的日期。选择J2单元格，设置数据有效性，如下图所示 ???12、自动计算本公司工龄??有了入职时间，我们就可以使用DATEDIF函数自动计算本公司工龄。选择单元格K2，输入下面的公式，就自动得到员工的本公司工龄：?????=DATEDIF(J2,TODAY(),Y) ???13、保证员工基本信息的完整性??由于B列至K列是员工的最基本信息，是不能缺少这些数据的，因此需要保证每个员工基本信息完整不缺。选择B2单元格，把数据有效性的条件修改为?????=AND(SUBSTITUTE(B2,?,)=