商务沟通技能与方法(68章)讲解.ppt

商务沟通方法与技能 第6章 书面商务文件 ---内部沟通文件★★★ 1.内部沟通文件的定义p169 这是指在组织内部人们互相沟通的书面方式。 2.内部沟通文件的要求 -在充分的信息交流的基础上做出决策 -向全体员工发布指令 -组织内同一层级员工之间的互相沟通 -向员工提供相关信息 -向员工提供对他们至关重要的信息 重点掌握格式、要素，学会应用 6.1备忘录 1.备忘录定义p169 组织内部沟通文件的一种常见形式。 2.备忘录的要求 简短（一到两个问题）；公司内部传阅；可以发送给多个收件人 练习p104 第1题 3.备忘录构成要素 组织名称、文种名称（备忘录）、发件人、收件人、主题、发送日期 4.备忘录的格式P86 课堂练习1 P87 6.2会议议程 1.会议议程定义 会议议程列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序。P169 正式的会议，一位主席主持、一位秘书记录。 2.会议议程要素 组织（或公司）名称；会议名称；会议的时间和地点；文件类型（会议议程）；议题次序（1、2、……） 见下一页 练习p105 第2、3题 3.格式规范p87课堂练习2 p88 1.定义p170 会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。 遵循标准格式：即会议议程上加上简明的报告。 2.要素 公司名称、参加会议的特定人群、会议举行的时间和地点、参加会议的人员 3.格式规范p90 课堂练习3 p93 练习p105 第4题 6.4报告 1.定义p95 报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通方式，通常为内部使用。 2.报告应用于哪些方面？ 报告是形成决策的依据，通常应用于： 以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况 提交某些调查研究的结果，并建议后续行动 评估政策变更的可能性 3.要素★★★ 标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题） 目录 执行摘要（重点看） 授权范围 程序 研究结果 结论 建议 附录 4.要求 报告应简洁、清晰、合乎逻辑 练习p105 第5-9题 6.5通告 1.定义p170 告知某些事宜，不应用于批评或评论（写通告要注意措辞，千万不可批评别人） 注意：通告必须与当前问题相关，具有时效性 2.要素 标题（引起目标群体注意，有指向性） 时间、地点、人物等 鼓动性的话语（多用感叹句） 3.格式规范p97 课题练习4 p97 练习p106 第10题 6.6企业内部刊物 考试若出现此题型，多数情况下，就是根据案例进行缩写或者改写。 1.定义p170 -传播企业信息的一种方式。 2.有效的企业内部刊物有哪些特点？ 设置专注于员工事宜的板块 关注运动及社交 设置讨论区 关注公司未来可能发生的变化等 练习p106 第11、12题 【2006年试题】 CW电子公司 CW电子公司是座落在北京高技术产业园区一家大型电子公司，在过去五年中增长尤其迅速，目前正寻求向西方国家拓展的途径，以增强公司竞争力，从而使公司成为从电话到计算机尖端设备等各种电子产品的市场主导者。 最近，CW公司做了大量调研，以寻求在中国国内以及向国外进一步增长的途径。经反复考虑，公司的董事会达成协议：通过收购其他企业促进本公司的发展。 CW公司认为欧美国家有很大的发展潜力，所以决定在这些国家中选定一家公司收购。 最近，CW公司的董事们对美国一家大型企业A-Line电子公司很感兴趣。A-Line公司创建于l920年，是一家超大规模的西方电子产品市场的主导供应商，目前是CW公司的主要竞争对手。 两家公司的董事会最近进行了初步的接触。四周后CW公司将组织一个由董事和顾问组成的代表团访问美国的A-Line公司，考察其工厂，了解该公司的经营范围、发展潜力，从而初步判断CW公司能否通过A-Line公司在全球市场获得成功。 假设你是CW公司首席执行官哈里·秦先生的个人助理，他要求你帮助他准备这次访问的有关事宜。他将会晤A-Line公司的首席执行官阿兰·伯恩汉姆-布朗先生。 作为这次访问的一部分内容，秦先生将主持一系列重要会议，并在会上做演讲。他关心的是要在演讲中举止得当，给听众留下良好印象，而准备演讲从来都不是他的强项，所以他往往把这类工作交给你。然而，考虑到访问过程中可能遇到的各种情况，一些演讲必须等他到了美国参观时才能做准备。 他知道你曾在美国旅行和生活多年。虽然他也去过一次，但不太熟悉那里的文化，而他很在意给人留下良好印象。 根据案例回答 在访问A-Line电子公司期间，秦先生必须安排一系列非常重要的会议。由于你