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管理秘书实务期末复习 【第一章】 管理秘书概论 一、秘书的定义（名词） 秘书是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。 二、管理秘书学的学科性质（简述） 1、综合说。“秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。” 2、边缘说。“秘书是一门新兴的边缘科学”，“是从写作学和管理科学的边缘中产生的”，“就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物”。 3、分支说。“秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支。” 4、管理学。“秘书学属于管理学科的范畴，是公管学科的分支子系统，这样的学科性质是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。” 三、管理秘书实务的基本内容（简述或者简答） 1、公关事务管理。秘书不仅要对自己的内外形象进行管理（包括化妆、穿着、行为举止以及各种礼仪规范等），而且要对组织的形象进行管理（包括既要做好一些专门的公关活动，又能做好接待工作）。 2、沟通管理。对内沟通、对外沟通、横向沟通、纵向沟通等的管理，包括如何使用沟通技巧，如何演讲以及怎样谈判，怎样进行有效的人际沟通等。 3、文档管理。对办公室的各种文档进行管理是秘书管理工作的一项重要内容。美术既要能够撰写文书，又要能使文件的处理程序（发文和收文）有序、有效、顺畅、快捷，相互间取得最佳配合——这就需要管理职能中的监督控制、综合协调来实现，还要能对办公室的各种文件档案进行收集、整理、检索、鉴定、保管和利用开发。 4、办公室管理。主要是对办公室的软、硬件进行管理。包括办公室的布置管理、办公室环境的维护和管理、办公室日常事务管理、办公用品的管理以及时间管理等。 5、会议管理。主要是对会议的全程进行计划、协调和控制的管理。包括对会议前的筹备、会议中的服务、会议的善后处理等工作的管理。 6、信息管理。包括对信息的收集、整理、传递、存储、利用和反馈进行管理。 四、管理秘书的素质及能力要求（论述或简述） 一、基本素质 1.身体素质 2.心理素质 3.思想素质 二、业务素质 1.理论知识 2.专业知识 3. 相关知识：秘书人员的相关知识包括以下几个方面：1、管理学知识。行政管理、领导科学、决策等方面的知识。2、社会交往学知识。社会关系学、公共关系学、人际关系学等，以便秘书工作者在工作中能够提高自身的社交能力、沟通能力。3、新的学科知识。包括行为科学、系统论、控制论、信息论等方面的知识。 三、文化素质 1.社会科学 2.自然科学 3.外语 四、职业技能 1.职业能力 1）认知能力。这种能力是指人们在实践经验的基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决它们需要具备较强的认识和识别能力。具体讲，应该培养以下几种能力：观察感知能力。辨别是非能力。分析综合能力。随机应变能力。（书P9-P10） 2）语言文字运用能力。（专业能力）语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是联系具体工作的枢纽、是信息交汇的中心，这就使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：阅读能力。试听能力。口头表达能力。（书P10） 3）组织、协调、社交能力（综合能力） 主要包括管理能力、协调能力、社交能力和办事能力。（书P10） 4）操作技能（操作能力） 科技的发展和办公自动化的普及对秘书工作提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。要熟悉计算机技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等，能够熟练掌握现代办公设备的使用方法，有良好的驾驶技术等。 五、管理秘书实务的要点 1、程序性 ①自然性程序，即按工作活动的自然进展程序处理事务。一般工作的自然程序表现为：准备、计划、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。 ②理论性程序，即用科学的方法总结秘书工作实务的经验和教训，探索秘书工作实务的规律，并上升为科学理论，制定出合理的工作程序，反过来指导秘书工作实务。秘书工作实务一旦有了科学理论的指导，方向就会更加明确，效率就会显著提高。 ③指令性程序，这里所说的指令是上司对办理某项事物的具体指示和要求。 ④法定性程序，即根据法律、法规和规章所规定的程序办理事物。公文写作、文书处理、信访工作、保密工作、印章管理等秘书实务工作，都要严格按照相关的法定程序处理。 ⑤技术性程序，有些依赖于技术支持的秘书实务，入传真、电脑的操作，电视、电话会议组织等，都有一套技术操作的程序，必须遵循。 ⑥经验性程序，秘书人员在秘书实务的实践中会积累大量的经验，形成符合本