测试中心材料管理情况.docVIP

中国热带农业科学院分析测试中心 专用材料管理情况 2012年6月5日下午至2012年6月6日上午，监察审计室对分析测试中心科研经费使用情况进行检查。测试中心在专用材料库存管理方面取得了显著的成效，有专人负责采购，多人兼职验收，专人库存管理，定期组织盘点，能准确查找到采购、入库、领用、出库、结存等详细记录信息，达到了内控效果，可以借鉴与推广，现介绍测试中心专用材料管理方面的经验及做法。 采购环节管理 1.采购原则 为规范物资采购行为，提高资金使用效益，规范管理行为，完善物资管理制度，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《农业部政府采购管理办法》，制订了《分析测试中心物资采购、管理和清查制度》、《分析测试中心政府采购管理办法》等办法进行物资采购。 2.采购方式 大宗物资实行集中批量采购，选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式。 小批量物资采购选择询价或单一来源等方式。使用部门从合格供应商名录中选定供应商，若合格供应商名录中尚无需购物资的供应商，在确保质量的前提下可以选择名录外的供应商。 3.采购流程 物资采购前，首先由检测部门等编制采购计划申请表，部门负责人审核，报中心分管领导审批，将审批同意后的采购计划交往采购小组或采购专员负责执行，按照相关规定选择采购方式，确认供应商，签订采购合同或协议，物资送达库存地点，验收合格后进行货款结算。 验收环节管理 分设验收人员和仓库保管员 验收人员应认真履行职责，对所出示物资验收意见的真实性、详细性、准确性负责。 仓库保管员应及时验收，若发现数量短缺、货物损坏、质量低劣或质量缺陷和资料不全等情况，均暂不给予办理验收入库手续，应另行存放，妥善保管。验收无误的物资应及时上架、建卡和登帐。 2.验收内容及要求 由采购小组成员、使用部门成员、仓库保管员组成物资验收小组，参加验收的人数不得少于2人。 验收人员对物资名称、规格型号、数量、质量、包装、件数、标记、供货单位、产品合格证、料单和发票等进行核查，并填写验收单据，出示验收意见。 入库环节管理 入库要求 所有采购的物资通过验收合格后方可入库管理，验收人员、仓库保管人员、采购人员务必在验收入库现场完成材料入库交接手续。 2.填写入库单，并完成库存材料明细账登记。 入库时，必须填制一式四联的材料入库单，上面填写材料名称、规格、数量、单价、金额等，采购员、保管员和验收人均在入库单上签字确认，入库单的其中一联仓库管理员保管，其余单联分别交往财务部门、采购部门。根据入库单信息完成库存材料明细账的登记。 3．库存保管规定 （1）存放保管原则 坚持“先进先发、先散后整、先次后优”的库存管理原则，要求定量装箱、标志明显，按编号顺序摆放。同时应提高仓储利用率，保持库容整洁。 （2）保管要求及措施 因物资的属性特点而选择合理的存放场所，采取通风、防潮、防虫、防锈、防尘、上盖下垫等相关措施。比如：性能不一，材质不同的材料应分别存放和单独建账；易燃、易爆、有毒和腐蚀性物资做到专人保管，并配备相应的灭火器，单独存放，定期检查。 轻纺产品、劳保用品经常翻晒，防止虫驻和霉变；橡胶产品、化工产品防止老化和变质；仪器仪表以及其他金属制品要保持干燥，以防锈蚀；易腐蚀的物资，应涂油保养，妥善保管。 保管信息登记及相关注意事项 （1）物资保管应做到帐、物、资金三相符，对采购物资的储存期、生产日期、到期日期等信息统一登记管理，确保物资使用的及时性和高效性。 （2）保管过程中，若出现物资损坏报废的情况，应组织验收清查，找准原因，分清责任，同时书写物资报废报告，清查人员签字确认并报分管领导审批。若发现有重大或紧急的问题应及时向中心领导汇报，以便及时处理。 领用环节管理 1.使用部门领用材料时，须填写领料申请单，部门负责人审核，分管领导审批，凭借审批同意后的领料申请单到仓库领料，超出存货领料限额的，应特别授权。严禁白条发料，做到发放有依据，消耗有定额。 2.领料单应填明材料名称、规格、型号、领料数量、零件名称及用途备注。 3.仓库管理员对领料申请单进行审核，审核内容包括材料的用途、领用部门、数量以及相关审批签字等，审核无误后才能发料。 4.领用材料时，领料人必须同发料仓库管理员办理交接手续，当面点交清楚，双方均在发料单（出库单）上签字确认。 5.材料仓库按照 “先进先出”原则和相关规定进行发放材料。发料时坚持核对单据，监督领料，仓库管理员及时完成出库材料明细账的登记，并汇总剩余库存材料明细账。 6.仓库库管员应妥善保管发料凭证。 五、结存环节管理 结存信息统计 库存信息统计采取材料领用实时统计、月底结存统计、盘点核查情况统计、年底结存统计四种种管理方式。 仓库管理员应根据入库单、出库单得情况及时登记库存材料明细账，确保实物数与账务数相符。 结存信息确认