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XXXX项目 信息与文档控制程序 文件编号： 0 2015年12月18日 用于项目定义阶段 版本号 日期 发布说明 编制 审查 批准 目 录 目的………………………………………………………………………1 适用范围…………………………………………………………………1 定义…………………………………………………………………………1 信息与文档的接收与发放………………………………………………1 4.1 接受管理 ……………………………………………………………1 4.2 发放管理 ……………………………………………………………2 信息与文档的借阅管理 …………………………………………………3 5.1 借阅审批工作程序 …………………………………………………3 5.2 文档借阅管理要求 …………………………………………………3 信息与文档保管存档管理 ……………………………………………4 7. 信息与文档立卷归档管理 …………………………………………………5 7.1 文档的归档范围 ……………………………………………………5 7.2 归档文档的质量要求 ………………………………………………5 8. 信息与文档流转管理………………………………………………………6 8.1 信息与文档流转指导………………………………………………6 8.2 代发文件处理流程…………………………………………………6 9. 信息与文档交付管理………………………………………………………6 9.1 信息与文档交付范围、数量及时间 ………………………………6 9.2 信息与文档交付要求………………………………………………6 9.3 交付要求……………………………………………………………8 10. 信息与文档交流管理 ……………………………………………………8 10.1 内部交流 …………………………………………………………8 10.2 外部交流 …………………………………………………………9 附表1 外部文件资料分发一览表……………………………………………10 附表 2 IPMT联合管理团队内部文件资料分发一览表 ……………………11 附表 3 档案借阅登记表………………………………………………………17 附表 4 合同类文件归档范围及数量…………………………………………18 附表 5 长周期设备文件归档范围及数量……………………………………19 附表 6 文件归档范围…………………………………………………………20 附表 7 建设项目文件资料归档范围和保管期限表…………………………22 附表 8 各类性文件归档份数及时间…………………………………………24 附表 9 归档电子文件登记表…………………………………………………25 附表10 文件传送单 …………………………………………………………26 目的 为项目的过程管理，明确管理责任，确保项目接收、发放、借阅、、立卷归档和等一系列工作的可控性、可追溯性和有效性，并使其成为项目管理档案建立的可靠保证，特制定本。接收、发放、借阅、、立卷归档和的接收发放由文档统一归口管理。 人员代替接收的相关文件，必须及时移交项目文档员，不得扣留和擅自处理。 文档员收到（包括行政文件、会议纪要、技术文件资料等）后，根据签署的意见按流程进行和发放，登记相应台账。 部确定的发放范围和发放份数，要保证所有使用文件的人员得到有效版本，文档员应确认所发放文档的编号和签署的完整性与正确性，并办理发放登记与签字手续。 对外发放的文件，由经理或被授权人签署后，方可发放。 文档员负责追回应收回的文。 接收传输流程，包括文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等工作，收文传输流程见表1。 接收管理要求： 文档人员应对文件资料的来源、种类、内容、数量、完整性等情况进行核实，符合以下要求后签字接收； 所有收文必须于1个工作日内，完成登记录入、送审、分发。 表1 接收传输流程图 4.2发放管理 发放传输流程，包括文件的拟稿、送批、签发、编号、用印、登记、发送，发放传输流程见表2. 发放管理要求： 批准后的文件，文档人员应在1个工作日内送到主管领导或上级部门； 所有文件必须先登记后发送； 对发往公司外的文件应根据实际需要加盖专用章； 文件发送应严格按照文件标注的发送范围发送； 发文回执确认。 发往公司外的文件，应填写《文件传送单》见附件一。 对传真发送的文件，应在文件上标记签收处，由收件人及时签收并传真回执。 发放资料明细参照《分发一览表》，见附表1和附表2。 表2发方传输流程 5. 信息与文档借阅管理 5.1借阅审批工作程序 5.1.1借阅文档必须严格按照文档借阅管理程序办理相关手续，填写《档案借阅登