模块文秘文书处理讲解.ppt

档案与信息管理 模块二:文书处理 教学目标 教学内容 项目1：现代企业、公司中的商务文书 企业秘书在办文工作中，主要应会处理商务文书（也有称财经文书）事务文书、礼仪文书和涉外文书。公司企业中各种文书的分类，如下表所示。 公司企业中各种文书的分类 1.公司企业中各种文书的具体处理方法 (1)收发文的处理 ① 事务性文书多是本部门、本单位的内部文书，所以在运转传递中，比其他文书要简单。像“市场预测报告”，虽然以“报告”为文种，只是秘书向直接领导、上司行文的一种形式。凡是秘书为领导、上司备供咨询和提供参考的，多是内部文书。 ② 商务、礼仪、涉外文书，只要是在行文范围上牵涉到外单位的，就有“收文”与“发文”的区别。只是这类文书，一般不讲究行文关系，不说“上行、下行”，多以“函”的方式传递（见下图）。 专人递送：路途不很远、事情比较急的，用专人递送。目前有不少公司与信誉好的专递公司签订协议，重要文书保证在1-2小时内送达。有的公司给秘书配车，重要的文书由秘书亲自送。 邮政递送：有的公司企业与邮政部门约定好，在送件的同时取件，秘书就要在规定的时间之前，办好一切事务性工作。 收文：是由秘书在每天早上把所有的收函 进行分类、登记，必要时要做“摘要卡”。“摘要 卡”在实际工作中是秘书为领导、上司迅速准确 地了解来函所做的。“摘要卡”没有固定的