采购部门的组织设置-2资料摘要.pptVIP

A根据产品种类设置岗位 B根据业务分工设置岗位 C 综合考虑种类和分工 自学：商品采购的职责划分 还有其他划分方法：比如按照地域、按照经营习惯…… 4、为采购部门配备资源 人员； 通讯工具； 应用软件。 组织结构与人员配置——总部 案例：九州通的采购岗位设置 组织结构与人员配置——二级公司 组织结构与人员配置——二级公司 Step3 采购团队的建设 1、采购团队的主要目标 共同开发公司的采购战略 加速新产品开发，降低开发成本 强化对供应商评估、选择与管理 提高采购效率 降低公司总成本 … 2、采购团队的类型 1）跨职能采购团队 至少由来自三个不同职能部门的人员组成 主要目的： – 缩短采购时间 – 有利于解决采购问题 – 推动产品革新和协作 – 推进组织目标的实现 – 利于团队成员的职业发展 Reason? 2）有供应商参加的团队 – 有利于同供应商之间的信息交流 – 有利于对供应商进行管理 – 能得到供应商更多的帮助 – 推动新产品开发。 3）有顾客参加的团队 – 更好地及时了解顾客需求，方便采购部门及时制订和修正采购计划 4）供应商委员会 – 由关键供应商组成，集中进行有利于成本削减的活动，如缩短采购提前期、消除浪费、开发更有效的程序等。 5）采购委员会 – 由采购经理、采购员骨干及相关部门的主管组成，集中进行采购预算的制定、重大采购活动的决策、供应商关系开发等活动。 3、组建采购团队的流程 组建采购团队特别是跨职能团队要考虑许多因素： – 团队成员：多专业组合、允许观点不同； – 成员角色：明确团队任务及职责分工，确定个人在团队中的角色； – 建立团队绩效目标、制定团队纪律； – 身份地位：应尽量消除任何部门或等级观念，保证团队的整体性； – 工作间布置：要使团队取得最佳效果，成员应当在一起工作； – 报酬奖励：团队集体奖。 Step4 采购控制 有效的采购控制系统应当是： – 工作过程透明； – 权力不能过于集中； – 采购记录完整、准确、清晰； – 有相应的控制制度。 ?四要素：分类控制、制度控制、过程控制、审计控制 1、采购的分类控制 生产型采购 通用型采购 客户服务型采购 ——对象不同，采购人员、控制程度不同 2、采购制度控制 建立请购控制制度； 采购决策合理化，如： – 四分开：申请人、采购人、付款人和收货人分开； – 逐级授权； – 岗位轮换； 财务、审计双管齐下； 实物、信息同步； 彻底保证采购质量以求防患未然； 谨防回扣中的卖方欺诈。 3、过程控制 应在采购控制系统中，对审批、签约、登记、承付、验收、审核、记帐等环节进行严格控制与审核。 – 请购的控制：要明确请购人、审批人、审核人、请购规范等。 – 订购的控制：订单的审批与核查、复查订单的编制过程与内容、将订单副本送验收部门和财务部门，作为货物验收和支付的凭据。 – 验收的控制：明确验收的组织及人员组成、确定验收的质量体系、制定健全的验收制度、确定对不合格采购品的处置制度。 4、采购审计 保证采购业务合法有效 保证所购材料价廉物美 保证采购成本核算正确 保证采购记录真实完整。 采购中常见的舞弊手段 – 虚列采购 – 押金抵物 – 有单无货 – 涂改发票单价。 供应商欺诈的审计线索 – 采购方员工的奢侈的生活方式 – 对供应商欺诈没有良好的防范制度 – 不正当的单一渠道供应商 – 其它供应商的抱怨和申诉 – 供应商与采购方员工亲密的关系 – 经常发生但未得到解决的对供应商产品的投诉 – …… end 采购组织设置 – 没有简单的答案； – 企业采用哪种模式，要视企业的规模和采购的性质而定； – 部门的规模、地位、结构和人员配备必须直接反映所承担职能的性质以及所涉及过程的要求； – 没有什么是固定的和不可以变化的； – 需要定期重新审视组织的有效性。 思考： 通过采购部门的组织设计能否消除采购腐败？ 实训任务：设计企业采购组织 以小组为单位，拟订一份本组公司组建采购部门的方案，方案内容包括： 采购部门的组织结构图； 采购部门的岗位设置及岗位职责； * 九州通成都分公司设有集中和分赛采购部。集采的是按厂家分工的 ，集团总部有26个人， 80个厂家，2级公司有28个左右在做，地采每个公司平均有14个人左右 有15个公司有采购，按剂型分工，一个分公司有8000个品规 * 去年我们集采的量大概是40亿 ，80个厂家。全年总采购是220个亿左右，180个厂家，8000个品规。 采购与供应部门的组织设置 Step1 采购与供应部门的设置 Step2 采购与供应部门的岗位设置 Step3 采购团队的建设 Step4 采购控制 Step1采购与供应部门的设置 1、要思考的问题 应该做什么？（部门职责） 应该建在什么地方？（在组织结