饭店客户挂账操作流程及规范解析.docVIP

呈报/Report：总经理、董事长 日期/Date：2014/08/26 由/From：财务部 文件号/Ref：FN—14011 事由/Subject：关于饭店客户挂账操作流程及规定（修订） 为了加强应收账款的日常管理，确保应收账款的安全性和回收的及时性，保证资金周转顺畅，避免呆账、死账的出现，规范饭店客户挂账的操作规范，并结合饭店实际情况，特制订此文件： 适用范围： 适用于华中饭店管理管理公司各分公司 职责 营销部：根据申请对客户消费能力及信用情况进行评估，为客户办理挂账协议； 财务部：参与挂账客户的信用审核，对客户档案的系统录入、保管及复核； 总经理：参与挂账客户的信用审核，对挂账结账协议进行审批； 管理操作及规范 客户申请及企业调查和信用评估 客户根据公司业务需要及消费能力，向饭店提出消费挂账月结申请； 客户办理挂账需提供相关资料：营业执照副本、组织机构代码证副本、税务登记证副本、公司法人身份证、开户许可证等资料（以上证照提供复印件并加盖公章）； 对于挂账协议过期申请续签的客户，需在协议到期前2个月提交续签申请，于协议到期前续签完毕方可挂账； 营销部负责人根据对方提供的相关资料，对客户的公司规模、企业效益、信用情况等进行调查，提交“客户信用情况调查报告”； 对符合挂账条件的客户，经营销部负责人审核合格后，填制《签单挂账申请书》附上客户办理挂账的相关资料，报财务部复核、总经理审批； 财务部及总经理可根据营销部提交的“客户信用情况调查报告”及其他相关资料进行审核，同时有权决定是否需要重新安排信用调查； 续签挂账协议的客户，同样需要提交《签单挂账申请书》，由营销部及财务部对合作期的赊账回收率等信用进行评估，详细填写评估意见，供总经理参考审批； 签单挂账协议客户到店消费时，必须有客户单位相关授权人员签字方可转入其公司挂账账户，没有授权人签字确认的消费，一律不得转挂账，特殊情况上报批准后由相关担保人（销售人员）代为签字确认。 审批权限及时效 财务部自收到营销部提交的《签单挂账申请书》需于2个工作日内完成客户档案资料的复核，并签注复核意见；对于续签客户需签注以往合作的信用情况； 总经理自收到财务部转报的客户《签单挂账申请书》需于2个工作日完成审批，审批内容包括：每月挂账额度、协议有效日期等信息； 每月挂账额度超过5万元，需报送酒店董事长核准； 合同签订 营销部依据审批通过的《签单挂账申请书》与客户签订《金鼎澳门国际饭店签单挂账协议书》，此协议需申请公司负责人签名并加盖公章及财务专用章，同时取得挂账单位客户的《客户签单挂账授权书》； 对于客户公司提供相关公司资料不齐全、盖有效公章的，一律不许办理正式挂账协议及签单挂账； 对于特殊客户且每月都有固定消费能力的（政府行政机关、事业单位或其他特殊组织），不方便办理盖章签约手续的，仍需由营销部提交《签单挂账申请书》，详细记录该客户的信息，并上报总经理批准 系统录入、变更、档案管理 财务部自收到营销部转存的“挂账协议”在1个工作日内录入系统，由审计将挂账协议档案进行归档留存，详细填写客户公司资料（客户的单位名称、联系人、信用额度、有效日期等），并通知酒店各个收款点相关信息。 挂账公司授权人发生变更时，应立即向酒店方书面发出变更通知书，详细记录终止授权人的姓名或新增人员姓名和签名模版，酒店自接到书面通知之日做出调整； 酒店内部员工岗位变动时（含离职或调职），由部门负责人负责办理挂账协议的挂账跟进及担保的交接手续，财务部及总经理做好监督执行，未办理交接手续的，不可结算工资或办理调动手续； 临时挂账（延迟付款）担保管理 未签订签单挂账协议书的客户原则上不允许临时挂账，特殊情况需要临时挂账的，必须由相关申请担保并签字确认，由部门负责人上报总经理同意批准后执行，挂账额由相关担保人负责及总经理共同承担担保，各承担50%责任； 部门负责人（营销部负责人、餐饮部负责人、房务部负责人、前厅部负责人）申请担保。 临时挂账（延迟付款）必须在客户离店后7个工作日内结清，对于上一笔款项未结清账款的，各相关担保人不得再次担保挂账； 如当月月底仍有未结清临时挂账款且超出7个工作日的，将停发相关担保人工资直至账款收回。 会议/团队客户账款管理 会议/团队接待通知单中必须注明“预付金金额、付款方式、结算时间、饭店协调人（即销售员）”，预付金按此次会议预算金额的20%收取； 会议/团队客户根据营销部会议通知单中的付款方式付款，原则上会议/团队结束后结清全部消费，也可在会议通知单上注明可延迟付款，但回款期不得超过7个工作日； 由销售员及销售部负责人全权负责会议团队的相关款项收款及责任； 回款相关规定及责任 签订正式挂账