物料管理规定详解.doc

物 料 管 理 规 定 总则 为规范物料在ERP系统的主数据维护、收发等操作程序，加强物料实物的入库、出库、日常保管、盘点等管理，特制定本规定； 物料的出入库应凭订单、工单、签批后的发料单等出库和入库，严禁白条抵库； 物料凭证的文本书写应完整，应反映领料用途，部门领料应由领料人签字确认； 物料应进行批次管理，按照“先进先出”的原则进行发货； 库存所有物料必须有账可查。未进入SAP系统管理的物料应在物品管理系统内或在备查账记录管理； 物料应进行定期和不定期清查盘点，半年度及年度末应进行全面的清查盘点； 不良品库、新品库的物料定期处置，原则上每月处置一次； 物料调出公司/工厂大门应出具出门证，门卫应一致后放行。 ERP系统主数据维护 物料主数据是指在ERP系统中按照既定的规则建立的物料号、物料的工厂地点数据、销售组织数据、采购数据、MRP数据、质量管理数据、成本会计数据等影响物料正常使用的系统基础数据。工作中心、工艺路线、成本中心因与物料相关也列入主数据的范畴。 物料主数据维护的责任部门 研发部（RD）:负责创建物料号、创建工作中心、创建工艺路线； 工厂：负责维护物料的工厂地点数据； 客户中心（CC）：负责维护物料的销售组织数据； 采购部（PD）:负责维护物料的采购数据及原料、配件、包装的MRP数据； 生产管理部（PMD）:负责维护成品、半成品的MRP数据； 质量部（QC）：负责维护原料、配件的质量管理数据； 财务部（FD）负责维护物料的成本会计数据以及创建成本中心。 主数据维护要求 维护时间要求 维护人员应在接到需求通知后4小时内完成主数据维护。通知方式包括当面告知、电话通知、电子邮件、短信通知等；在以电子邮件或短信方式通知发出后，应同时以电话方式将需求送达责任人。 维护的数据应力求准确，应有据可依。 会计视图中维护标准单价如尚未定价，采购部应先进行估价，财务部按估价进行维护，价格确定后，采购部应及时通知财务部进行价格更改。 对新产品BOM的维护，在消耗定额确定之前研发部应先行估计维护，在BOM定额确定之后，研发部应及时修改。研发部有责任跟踪查验BOM的准确性并及时调整。研发部应根据工厂、财务部等有关部门的反馈及时修改BOM及工艺路线。 研发部应向财务部提供过程流程图，以便财务部制定成本定额系数，该系数由财务部提供，研发部在工艺路线上维护。 收料管理 ERP系统的收料方式包括：订单采购入库、委外加工入库、供应商免费交货入库、客供品入库、供应商寄售入库、可回收物料入库、调拨入库、工单生产入库、销售退回入库(调换入库或索赔退货入库)、盘盈入库等。 订单采购入库 采购订单维护 生产物资采购由采购部先下采购订单，仓库根据订单信息进行验货入库。采购订单价格维护力求准确，除非特殊情况，必须保证订单价格与供应商开票价格一致。如果采购价格尚未确定，采购部可以先估价维护如定价与估价差异不大，采购部对前期采购订单可以不进行调整；如果定价与估价差异较大，则需视情况对前期采购订单进行修改若部分订单还没有收货，立即修改这部分订单; 若部分订单已收货，但未发货，则由仓库取消收货（MBST）,然后由采购部对订单价格进行修改，再重新对进行收货（MIGO,101）; 若部分订单已收货并已发货，则不作任何处理。对于进口物料，采购部除需维护正常的订单价格外，还维护相应的关税及运费。 采购订单入库作业流程： 采购部向供应商下达采购订单； 2）供应商按采购订单备货； 3）供应商依据采购订单整批或分批送货到仓库； 4）仓库保管员依据采购订单进行收货，确认名称、数量、规格无误后办理收货，有误仓库收货，要求供应商调整后重新送货； 5）对于确认无误的货物，仓库保管员在SAP上做收货处理（MIGO 101/102），在供应商送货单上签收，打印入库单，将入库单第二联（红色会计联）及第三联（兰色厂商联）交给供应商。如需检验则将第四联（黄色检验联）送交质量部，通知其检验； 6）需要检验的物料在待检区存放，不需要检验的物料直接在相应的库位存放； 7）质量部对所购物料检验予以放行的，质量部在系统中将该物料从质量检查中转到非限制使用状态，仓库将该物料由待检区转入相应库位；检验结果如果是不良品，仓库在接到质量部的检验单后，及时告知采购部，由采购部通知供应商退货。供应商在接到退货通知后，应及时将不良品收回并按退货数量重新组织送货。仓库在货物退回的同时在SAP上做MIGO（122/123）的退货处理。 8）供应商根据仓库出具的入库单开具发票，将第二联（红色联）附在发票后面快递或送交财务部。财务部校验发票无误后将发票入账。 委外加工物料入库 委外加工是指我司提供全部或主要的原料、配件、包装物等，由供应商加工，并将加工完成的分总成送至我司，我司与之结算加工费用的加工供应方式。 委外加工物料在初次下委