电子文件的整理教案详解.ppt

四．电子文件著录的组织 文件级以及案卷级的著录工作一般应由电子文件形成部门完成，著录文件与电子文件同时归档 。 在电子文件管理系统设计阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。 五、电子文件的标引 电子文件的著录是对文件全方位的描述，而标引仅是对电子文件内容的描述，即分析电子文件的内容并赋予其规范化检索标识的过程。 ———标引是著录的一部分，是著录工作中最需要发挥工作人员智慧的一个环节，由于标引需要从全面分析文件内容，提炼出最能反映文件主题的概念。 全文自动标引 主要有单词标引、短语标引及语义标引三种类型。 题名关键词自动标引 从题名中自动抽取关键词的方法主要有词典匹配法和分词抽词标引法。我国档案部门主要采用的自动标引方法。 分类号自动标引 基本算法是基于对分类号人工标引思维方式和思维过程的分析和模拟。 电子文件标引的主要内容 第四节 电子文件整理的质量标准 归档电子文件在： 遵循电子文件的自然形成规律； 保持电子文件之间的有机联系； 区分不同年度和价值； 便于保管和利用； 之基础上，整理时要达到以下质量标准： 1、归档电子文件齐全完整 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕，应作为电子档案保存的电子文件的齐全完整，特别是相关电子文件的支持软件和管理数据的齐全完整。 2、归档电子文件真实有效 归档的电子文件应真实有效，归档电子文件的文本文件应是最后定稿，图形文件应包括形成记录和最新版本，各种文件的草稿、定稿依据需要归档。有条件的单位应采用电子文件签章技术或认证体系等以确认电子文件的有效性。  3、归档电子文件格式规范 归档的电子文件应采用国家规定的规范格式，以保证电子文件的长期可读性。 4、电子文件归档范围准确 按照国家和自治区有关档案的归档范围的规定，应归档的电子文件都要进行归档，不应归档的电子文件不能归档。 5、电子文件分类合理 电子文件按其形成的年度分类 立档单位要制定电子文件分类方案，并按照分类方案分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。 保管期限按其规定进行划分，划分务必准确。 6、电子文件排列有序 归档电子文件应在其分类方案的最低一级类目内，按时间先后顺序排列。 7、电子文件编号科学 归档电子文件依分类方案和排列顺序逐件进行流水编号。 8、电子文件著录项目完整准确　 归档电子文件使用《GD2000综合档案管理系统V5.0》，按照《档案著录规则》著录标引，著录项目依照《GD2000综合档案管理系统V5.0》设置项目进行。 9、已建立电子文件机读目录 归档电子文件需要依据分类方案和排列编号，建立机读目录。 本章知识拓展 条形码技术在纸质档案与电子文件整理中的应用 条形码技术最早产生在二十世纪二十年代，最早被打上条形码的产品是箭牌口香糖。 ——条形码是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术。 1988年我国成立了“中国物品编码中心”，并于1991年正式加入国际物品编码协会(EAN)。 条形码技术在我国的应用是从80年代开始的，1985年北京市邮政局首先建立条形码挂号函件自动登录处理系统。 上海船舶研究设计院、胜利油田地质科学研究院、西北勘测设计研究院、外交部档案馆、中国医学科学院阜外心血管病医院、江西洪都航空工业集团、上海第二医科大学、广东省广州市自来水公司档案馆和广东省档案馆等。 河南省档案局2004年度科研计划项目《综合档案馆条形码文件级档案管理系统》 ——从2001年起，档案以“件”为整理与保管单位普遍实施。 2006年4月14日,上海市档案局在闵行区档案馆召开“档案条形码管理系统”应用。 一维条形码一般仅在水平方向表达信息，而在垂直方向则不表达任何信息，其一定的高度通常是为了便于阅读器的对准。其优势在于提高信息录入速度、减少差错，但也存在一些不足之处： 数据容量较小：30个字符左右 只能包含字母和数字 条形码尺寸相对较大（空间利用率较低） 条形码遭到损坏后便不能阅读 ——以条形码 6936983800013 为例，此条形码分为4个部分，从左到右分别为： 1-3位：共3位，对应该条码的693，是中国的国家代码之一。（690--695都是中国大陆的代码，由国际上分配） 4-8位：共5位，对应该条码的69838，代表着生产厂商代码，由厂商申请，国家分配 9-12位：共4位，对应该条码的0001，代表着厂内商品代码，由厂商自行确定 第13位：共1位，对应该条码的3，是校验码，依据一定的算法，由前面12位数字计算而得到。 ———公式第13位算法： 1：取出该数的奇数位的和， c1=6+3+9+3+0+0=21； 2：取出该数的偶数位的和， c2=9+6+8+8+0+1=3