归档文件整理规则教案详解.ppt

第五节归档文件的分类 一、确定分类方法。 分类方法通常有以下3种，即： 1、年度分类法 2、机构(问题)分类法 3、保管期限分类法 在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的 , 我们在市直机关推荐使用“年度——保管期限”和“年度——保管期限——机构（问题）”这两种分类方法。 1、二级分类法：即“年度--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。例如：档案局、妇联、党史办等 2、三级分类法：即“年度——机构（问题）——保管期限”分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“机构”，即使用“年度—机构--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。例如：人力资源与社会保障局、农牧局、住建局等 二、制定分类方案： 1、二级分类方案： XXXX年—永久 30年 10年 2、三级分类方案： 要在分类方法确定的基础上制定相适应的分类方案，而且要在一定阶段保持稳定不变。 XXXX年—办公室—永久、30年、10年 人教科—永久、30年、10年 关税科—永久、30年、10年 三、文件实体分类： 应依据制定的分类方案和选定的分类方法，对已经装订的文件材料进行分类。 1、分年度：按照文件形成的时间，将不同时间形成的文件材料按照年度分开。严禁将不同年度的归档文件混在一起。分年度时要注意以下几种情况： 第一、按照文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入文件内容针对的年度； 第二、跨年度召开的会议文件，应归入闭会年度； 第三、跨年度处理的案件文件，应归入结案年度； 第四、跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可分年度归档； 第五、跨年度形成的会议记录本，归入结束年度； 第六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的年度。 2、分问题：在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。 第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中； 第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中； 第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类； 第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中； 第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。 3、分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。 文书档案保管期限表 此外根据《档案馆工作通则》和《机关档案管理条例》等有关规定，省级以上机关将永久长期保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关将永久、长期保存档案在本机关保存10年左右，向各有关档案馆移交。 第六节归档文件的排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。 1、按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。 2、按“事由”排列。将同一事由的相关文件集中排列。 3、按“时间”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件,应按时间先后排列，即时间早的在前，时间晚的在后。 4、按“重要程度”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件,应按重要程度排列，即重要的在前，次要的在后。 5、按“内容”排列。综合性的在前，专题性的在后。 6、按“相同属性排列”。将机构成立、人事任免、职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、统计报表、内部刊物、简报信息等集中排列。 第七节归档文件的编号 一、盖印归档章： 归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位置。如没有空白或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或在首页前附空白纸盖章。 全 宗 号 保 管 期 限 室 编 件 号 馆 编 件 号 年 度 机 构 问 题 页 数 盒 号 二、填写归档章： 1、全宗号:填写县档案馆给立档单位的代号,没有的可不填。 2、年度:要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 填写文件分类所属年度。如跨年度形成的文件应归入办结年 , 标年度时也应标办结年度,像 1999年的会议通知放在 2000年会议召开年度一并整理时,在年度一栏中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成年度填写 “1999”。 3、保管期限:填写归档文件具体的保管期限,即“永久”“30” 、“10”。 4、机